机关文件材料归档.doc

第一部分 机关文件材料归档范围 一、机关文件材料归档范围 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、机关文件材料不归档的范围 （一）上级机关的文件材料中4种： 1、普发性不需要本机关办理的文件材料。 例如： 《中共孝感市委孝感市人民政府关于加强生态文明建设的实施意见》（孝发[2010]15号） 例外： 《国家档案局办公室关于印发〈国家档案局办公室关于国家统计局各级调查队档案管理问题的复函〉的通知》 《国家档案局办公室关于印发〈国家档案局办公室关于浙江省档案局要求明确检察系统档案移交进馆问题的复函〉的通知》 2、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。 3、供工作参考的抄件等。 例如： 《湖北省档案局（馆）党组关于调整局（馆）领导分工的通知》（鄂档党字[2009]29号） 4、上级单位征求意见的未定稿文件。 例如： 《湖北省档案局办公室关于征求〈湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）〉意见的通知》（鄂档办〔2011〕13号） （二）本机关文件材料中7种： 1、重份文件。 双套制：机关红头文件一份归档，一份装订成发文汇编，作资料。 2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。 3、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。 4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。 5、机关内部互相抄送的文件材料。 例如：孝感市劳保局《企业职工退休前缴费情况确认表》 6、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。 7、有关工作参考的文件材料； (三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 例如： 《市委办公室市政府办公室关于在市直单位开展“送温暖、献爱心”社会捐赠活动的通知》 《市委办公室关于认真做好2009年度党内文件清理清退工作的通知》、《市财政局关于编制2010年市直部门预算的通知》 《孝感市档案局关于举办档案人员岗位培训班的通知》 (四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 三、界定归档范围的根本原则――“以我为主” “以我为主” ：机关文件材料归档范围以本机关文件材料为主，本机关文件材料一般都要归档。 “对我有用”、“与我有关” ：外单位文件材料归档范围。 需要归档的外单位文件材料有： 一是本单位需要贯彻执行的法规政策性文件； 二是涉及本单位职能或业务的文件； 三是涉及本单位人和事的的文件归； 四是文头主送机关为本单位的文件。 其它不必归档。 四、机关档案门类的划分 文书档案 会计档案（凭证、账簿、报表、其它） 专业档案 科技档案（基建和设备仪器档案） 声像档案（录音、录像、照片） 电子档案 实物档案（奖牌，奖杯、锦旗、荣誉证书、字画、印章、赠品、行业标志物品，如过去的制服、徽章等） 五、在实际工作中，容易出现的问题 1、凡文皆档。 2、有档不归。 （1）帐外文件没归档。 （2）白头文件材料没归档。 党组（党委）、支部、行政办公会议记录纪要、民主生活会材料、理论学习中心组学习材料等； 工作规划、计划、总结、各种目标责任状、责任目标完成情况汇报、领导班子和班子成员述职述廉报告等； 统计表、报表、登记表、名册。这几年一般应有：党内统计年报、党员花名册、干部职工年报、干部职工花名册、机构编制年报、工资年报、社会保险、住房公积金申报核定表、年度考核等次备案统计表、工资调整明细表以及各种业务统计报表等； 干部职工行政、工资、党团组织关系介绍信及存根； 围绕干部职务任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、党组（党委）会议记录纪要、民主推荐情况、工资呈报表等； 机关编写的大事记、组织机构沿革、志书、年鉴等编研材料，反映本单位人和事的报刊报道剪辑； 机关工作中形成的检查材料、调研报告、各种典型材料、事迹材料、交流材料、汇报材料等； 机关与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等。 （3）专业文件材料没归档。 （4）基建文件材料、设备仪器文件材料、实物没归档。 3、归档文件不齐全完整。 （1）请示没有批复。 （2）通知不知结果。 例如： 《湖北省档案局关于报送2009年档案馆室基本情况调查表的通知》 （3）声像文件材料缺少要素。 声像文件要记录：时间、地点、人物（含方位）、事件、拍摄者、拍摄背景等6要素 （4）电子文件不完整。 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 六、电子政务协同办公平台运行后文件归档要求 《中共中央办公厅国务院办公厅关于