电子邮件的基本使用技巧.ppt

Email Skills Principles Elements 邮件的要素 邮件的五要素 所有电子邮件均应包括的五个基本要素，以及正确使用这些要素的原则： “收发件人”字段 – 此字段应包含收发信人的全名，英文姓名的首字母要大写。 主题行 – 主题行应简明扼要地表达邮件的目的和内容，五到七个字词较好。 问候语 – 这体现了邮件的所需语气，具体取决于同收信人之间的关系，以及相应的礼节等级。问候语通过姓名指明了收信人，还可起到礼貌的开场白作用。 邮件正文 – 正文应遵循电子邮件礼仪的基本规则。应表达适当的语气，避免不当格式，使用正确的文风，表述简洁明了。 结语 – 这表示邮件将要结尾，使用的语气应和邮件正文保持一致。 发件人 发件人 收件人 TO CC BCC 主题（标题） 5~7个字词为佳 首字母大写 视情形可在首尾加表示程度或状态的词 Re和Fw时可适当在后面加注释 问候语 注意不同的场合使用不同的问候语 陌生人与熟人 正式与非正式 中文与英文 结束语 邮件的有效表达 该邮件是否表达了单一主题？简要切题 该邮件是否开门见山？ 语句是否简洁明了？避免长句 如果使用项目符号分别列出相关项，是否会增强该邮件的效果? 该邮件的内容是否全面？是否需要发送后续电子邮件获得详细信息？ 该邮件的长度是否适合预览窗格？ 是否有附件？如果有的话，附件是否确有必要？电子邮件的总文件大小是否超过 2 MB？仅附上必需的文件 该邮件的什么内容让您对写信人有正面或负面的印象？ 总体上，对于电子邮件和内容简洁的基本原则，写信人遵守得如何？ 高效使用电子邮件需要遵循的七条基本原则 始终注重电子邮件的语气 – 确保使用的语气适合所联系对象和邮件目的。内容清楚明了，避免无意地表达不适当的语气。在非正式的邮件中，可以使用表情图标表达情感。 避免不当格式 – 避免使用大写字母、下划线或加粗内容。这是不职业的做法，可能会视为挑衅行为。 使用正确文风 – 确保内容要点表述流畅并有逻辑，并防止邮件包含基本的拼写、语法和标点错误。 在合理的时间内及时回复邮件 – 及时回复收到的电子邮件，最迟要在 24 个小时左右内回复。 答复所收到电子邮件中的全部问题 – 确保检查要求您提供的是哪些内容，并在一次回复中全部答复。另外，预计对方可能还需要哪些附加信息，在回复中同时包含这些信息，避免邮件的往复。 为电子邮件创建签名 – 为所有电子邮件创建一个签名，包括全名、职位和详细联系信息，以便收信人和您联系。 校读电子邮件内容 – 写完电子邮件后不要立即发送，而要仔细检查，更正出现的任何错误。