国立高雄海洋科技大学接待外宾参访标准作业程序（SOP）.doc

國立高雄海洋科技大學接待外賓參訪標準作業程序(SOP) 國立高雄海洋科技大學 外賓來訪接待申請表 填表日期：_____________ 來訪單位 來訪人員 (不敷填寫請附表) 來訪日期 時 段 自___:____ 至 ____:____ 來訪目的 來訪單位 聯絡人及電話 聯絡人： 電話： 傳　　真 E-Mail 本校申請人 (單位) 本校接待單位 本校聯絡人 分機 E-Mail 擬請相關單位配合支援 （請勾選） □拜會校長（請務必向秘書室登錄行程） □紀念品（加會：秘書室）學校簡介（加會：教務處） □其他： 　　　　　　　　　　 經費來源 申請單位 研發處 會辦單位 秘書室 決 行 註：1.請加附人員清冊及行程表。 2.交通安排：自97.10.01起學校公務車往返楠梓、旗津校區運送公文，如有交通上的需求，請自行租車或洽總務處事務組。 3.經費來源：請附經費明細表；如全為自費行程則免附。 4.若參訪行程變更，請務必通知相關單位。 國立高雄海洋科技大學 外賓來訪名單清冊 來訪日期：　　年　　　月　　　日 單位 姓名 職稱 性別 備註 註： 如表格不敷使用，請自行擴充或列印。 如有飲食、到達時間、住宿或其他方面特殊需求，請加註於「備註欄」。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿參訪本校預定行程表（範例） 來訪日期：　　年　　　月　　　日 時間 拜會行程 地　點 本校接待／陪同人員 0830~0845 拜會校長 行政大樓3F會客室 校長 主任秘書 四長（依行程需求） 相關院系主管 承辦單位主管及承辦人 0930~1130 參訪特殊實驗室 1~4 實驗室所在地點依序排列 實驗室負責人或解說人 1130~1330 中午餐敘 ______餐廳 1330~1430 前往本校旗津校區 _______老師引導 1430~1500 參訪模擬機設備 模擬機所在地點依序排列 模擬機操作解說人員 1500~1530 遊高雄港 1630~ 結束參訪 註： 建議考量雨天備案。 拜會校長請提早向秘書室預約行程。 參觀實驗室敬請提早與相關系所或實驗室負責人聯繫。 附件一 附件二 紀錄 會議紀錄 錄影、錄音 照相 執行計畫 資料袋 議程表 會議資料 紀念品（秘） 餐點 接待行程安排 參觀行程 簡報製作 回覆參訪單位 通知本校人員出席 交通食宿安排 接送人工具 訂餐廳(秘) 訂住宿 特殊飲料（秘） 視需要召開分工協調籌備會 結案 計畫核銷、記錄彙整、後續聯繫 行前確認 會場佈置 會議室借用 設備確認 紅布條或海報 座位安排 簽到 簽陳參訪計畫、陪同人員、及經費來源 依外賓需求擬具接待參訪計畫： 確認本校接待代表(校長或副校長)行程，並安排相關主管陪同 建立系所參觀設施檔案，排定參觀設施及解說人員 與參訪單位保持聯繫， 確認 是否變更或有新的需求， 隨時調整行程安排 接獲外賓參訪本校通知： 確認參訪日期、時間 確認參訪目的及需求 確認參訪人員名單及背景資料 確認用餐需求 確認接送需求 確認住宿需求