暨南大学学籍档案立卷归档规范（2021年版）.pdf

暨南大学学籍档案立卷归档规范（2021 年版） 本规范包括四部分内容，即： 一、暨南大学新生录取名册、毕业生名册立卷归档要求； 二、暨南大学学生学籍表、毕业证书签收册整理规范； 三、暨南大学毕业与学位审批表、成绩单立卷归档要求； 四、暨南大学学籍变更及其他与学籍相关材料立卷归档要求。 各相关单位负责人参照相应规范或要求完成材料的归档工作，有归档指南的 参照指南完成立卷归档。 归档时间 档案形成后次年的3 月至6 月 归档材料要求 原件 一、暨南大学新生录取名册、毕业生名册立卷归档要求 为保证我校新生录取名册、毕业生名册齐全、完整，规范档案的收集、整理 和归档工作，结合我校实际情况，要求如下： 1.收集整理 ①新生录取名册以“年度——层次——类别”为单位整理立卷，并用碳素铅 笔在录取名册右上角空白处标注页码，材料反面有内容的在左上角空白处标注页 码，页码以阿拉伯数字从“1”开始连续编写，且书写工整，字体大小为三号。 ②毕业生名册以“年度——层次——类别（或专业/班级）”为单位整理立卷， 并用碳素铅笔在毕业生名册右上角空白处标注页码，材料反面有内容的在左上角 空白处标注页码，页码以阿拉伯数字从“1”开始连续编写，且书写工整，字体 大小为三号。 1 ③归档的材料一式一份，不重复，且保证规格统一、材料整洁，不得粘贴或 夹带任何无关材料。 2.填制备考表 完成整理后，兼职档案员到档案馆签领与归档卷数相同的备考表，并填制表 内相关事项，具体如下： 2.1 本卷情况说明：填写本卷档案的页数等，无特殊情况可不填写。 2.2 立卷人：兼职档案员在“立卷人”一栏签署姓名或盖签名章。 2.3 检查人：归档前，兼职档案员将档案交与直属领导检查，并由领导在“检 查人”一栏签署姓名或盖签名章。 2.4 立卷时间：即整理完成日期，由兼职档案员填写，格式：****年**月** 日。 3.归档移交 负责人在归档前需与档案馆工作人员取得联系，并填制暨南大学教学档案移 交目录 （一式两份），待归档材料检查合格后，双方在移交目录上签名，各执一 份备查。 移交目录填写示例如下： 暨南大学教学档案移交目录 （模板） 归档单位：教育学院自考办 交接日期：2021.5.15 移交人：XXX 联系电话：8522XXXX 接收单位：档案馆 接收日期：2021.5.15 接收人：XXX 联系电话：8522XXXX 序号 题名 页数 备注 1 教育学院2020 年12 月自考毕业生名册 100 2 „„ 200 3 „„ 10 „„ 4 „„ 125 „„ „„ 注： 2 （1）移交目录一式两份，双方手写签名后，各执一份备查。 （2 ）题名须根据档案实体完整如实填写，不得简写或缩写。 （3 ）除“备注”栏外，其他皆为必填项。 二、暨南大学学生学籍表、毕业证书签收册整理规范 为保证我校本科生学籍表和毕业证书签收册档案的齐全、完整，规范档案的 收集、整理和移交工作，根据我校实际情况，制订本规范。 学籍表、毕业签收册立卷归档流程： 收集→预整理→归档→整理→数字化→入库→利用 档案