文件及文件管理程序文件.doc

PAGE / NUMPAGES 普源科技有限公司 编 号 COP 5.1 程 序 文 件 版 本 01 文件名称： 文件及资料治理程序 责任部门 DCC 制定日期 02.01.04 页 次 1/5 责任部门负责人： 品质系统代表： 版 号 修 订 内 容 日期 01 重新修订 02.01.04 签 收 部 门 GM QMR QM SS HR AD PD PC PE PI ST EN MM 会 签 1、目的 本程序文件叙述操纵文件的制作、发放、更改及作废方法。 2、概述 操纵文件包括程序文件、工作指导书、技术标准类文件、外来文件及电脑资料。 2.2 所有的品质文件统一由文控中心（DCC）发行治理。 2.3 QMR及各部门应鉴不有关操纵文件和非操纵文件的区不，用[操纵文件分配总表]进行治理，[操纵文件分配总表]由QMR制定和更新，交由文控中心保存。 2.4 DCC负责人负责确保所有陆续删改之操纵文件能分配到已持有操纵文件的部门手中，更新其手上拥有的旧操纵文件。 2.5 操纵文件和需批核的非操纵文件及表格，需经文件上有关负责人批核后才可分发。 2.6 [品质手册]之治理方法在本身文件内叙述。 3、职责 QMR负责建立程序文件，并透过定期的治理评审和内部审核去检讨其有效及可行性。 程序文件的使用部门负责人负责有效执行要求内容；并负责建议文件更改，去表达系统的真正运作情况。 3.3 各相关部门负责人负责制定工作指示书，并确保其有效运用。 3.4 工程部负责制定及治理技术标准类文件（如图纸、etc……）。 3.5 工程部负责人负责治理外来文件和于软件内储存的文件。 4、程序 程序文件的格式。 4.1.1第一页的格式包括： A：程序文件名称 B：编号、版号、页次（第 页/共 页） C：责任部门负责人，QMR文件确认的签署 D：更改资料；包括版号、日期及更改内容简述 4.1.2 其它页次的内容包括以上的B项。 4.1.3 程序文件的段落格式： A：目的 B：概述 C：职责 D：程序 E：记录及表格 4.2 [工作指导书]的格式。 4.2.1 [工作指导书]的每页须有文件编号、页次及版号。 4.2.2 [工作指导书]名称须写于第一页，而文件确认签名可于第一或最后一页。 4.3 品质文件的发放及确认 4.3.1 COP文件由QMR制定并负责与COP相关部门负责人取得共识，[工作指导书]由PE或责任部门自行制定，确认及负责，所有的品质文件，由文控中心（DCC）统一治理。 4.3.2 QMR作成[操纵文件分配总表]，表上列明操纵文件之种类及持有各复印操纵之部门名单，每份品质文件之操纵版本的分配可依[操纵文件分配总表]之持有部门进行分配，所有品质文件的原版由文控中心保管以作日后复印。文件的原版为负责人或其上司亲笔签名或盖印以区不于复印文件。 4.3.3 [文件清单]由DCC负责人作成，每份文件的名称、编号、版号、责任部门及发行日期均需详细记录于[文件清单]上。 4.3.4 所有与品质有关之操纵文件（除原版外），需盖上[受控文件]字样，暂定文件需盖上[暂定文件]字样并注明暂定条件。 4.3.5盖上[参考文件]字样文件，只能用作参考，不可在生产中使用，所有已被取代之品质文件应盖上[作废]字样。 4.3.6 QMR或文控中心及有关各部门应保存所有关于品质文件之操纵版本，记录有关品质文件之修改内容，内容修改可参考新制订或更改文件之程序进行，修改内容应包含： A：有关曾经删改版数 B：发出之日期及列明最后删改时情况，以方便追踪 4.3.7 作废及取消的操纵文件，记录及资料需即时撤出或毁灭，以免误用，若需保留其作废 或取消文件及资料应作如下标示。 A：注上[作废]或[取消]字样 B：在某情况下（如法律要求等）须保存已作废，取消及过了保存期的文件和资料，必须集中保存，并附上适当标示和需保存期限。 4.3.8 每份COP的第一页有COP使用部门的[签收记录]，此记录表示使用部门收到COP最新版本的受控文件，明白内容并情愿执行要求，物料清单（BOM）的签收亦记录于物料清单上的第一页，上其它的[工作指导书]（WI）的签收则记录于[文控部发文签收表]上。 4.4 新制定或更改文件程序 4.4.1有关品质文件，可由各责任部门人员决定更改并填写[新发行/变更通知书]，COP文件的[新发行/变更通知书]须由QMR签核，其它品质文件的[新发行/变更通知书]由各责任部门的负责人签核。若因产品设计、材料或编号等工程变更，则由工程部填写[工程更改]（ECN），由工程部负责人审核后，交文控部作管制发行处