商务英语和写作unit 7.ppt

Unit 7 SHORT REPORT;A report is a detailed account or statement that is used to rely information from one person to another. A report can be either in written form or in oral form. In written form, reports serve not only as a way of relaying information but also as official records by which the information is relayed. A short report may simply provide information;商务报告是商贸企业中常用的文件形式之一，可以用于向公司主管人员或公司以外的相关机构提供信息、阐述事实或数据、表达观点或意见。有些报告的撰写目的是详细分析各种信息和数据，为公司上层制定计划、做出决策提供依据和论证。有些报告则是撰写人根据自己的经验、见解、研究，提出解决问题的方法或建议，以供管理层参考。报告的撰写目的可以是一个或者多个，初学者最好多注意一下单一主题的简式报告。 英语的报告种类繁多，样式变化丰富。若按繁简程度来分，可以分为简式和正式报告两个大类。若按用途来分，则商务报告可以有进度报告、事故报告、考察报告、市场调查报告、可行性分析报告等等。若按撰写人的切入角度来看，报告可以分为事实陈述性报告和观点表达性报告两个大类。前者以信息汇总为主，后者以提出建议为主。不管是哪种形式，都应说明一个具体的问题，而且要以一定的公文格式呈递。 撰写英语商务报告，所用的词汇应当比较正式，语法应当正确，格式应当规范，文字叙述方式应当完整、清晰、简洁。报告中对事情、原因、建议等的描述和阐述应当具体、客观，尽量少用带有个人喜好和评判性的词语及口吻。 ;Purpose of a report: 1) to relay information 2)Serve as official record ;简式报告又称为非正式报告。简式报告主要是指商务活动中一些填表式的、篇幅比较短的文件，它们遵循固定的套话和格式，例如预算报告、财务报表、损益表，有些议定书、商品检验证书、品质证书、卫生检验证书、动物、植物检疫证书、银行保函、履约保函、资格证明、财务审计报告等。 简式报告一般结构简单、事情简单、篇幅较短，在用词上也不那么严谨。简式报告多采用表格、备忘录、信函形式，有些干脆就是预先印制好的报告单。 许多有抬头、有落款的公文，其实质内容是由下向上的报告，这便是信函式报告，往往用于性质单纯的一般业务汇报。 在实际工作中，简式报告的使用比正式报告更为频繁。如公司内部的信息交流，分公司的销售情况，各部门的业务状况等都要定期撰写简式报告，向公司上层汇报。本课程所讲的便是简介如何撰写简式报告和比较短小的正式报告。 ;Formats of Short Reports;Letter reports;;Memo reports;Types of Short Reports;1.Justification Report;Conclusion (1) make a conclusion (2) close with the recommendations;SAMPLE REPORT To Black Hughes, President From Bill Ton, Research Department Date October 15, 2006 Subject Moving typesetting into the office For the past three years, Ghostwriters, Inc. has had a decline in profit from advertising sales. This decline can be attributed to customer dissatisfaction with our turnaround time, prices, and quality. We can reverse this decline by eliminating our dependence on outside phototypsetters, which causes us to lose some degree of control over production time,;Expenses, and quality