办公室文件档案管理规定.doc

办公室文件档案管理规定

TOC\o1-2\h\u28255第一章总则 1

28531.1目的与依据 1

306961.2适用范围 2

77601.3管理原则 2

817第二章文件档案的分类与编号 2

127192.1文件档案分类标准 2

78112.2文件档案编号规则 2

92.3分类与编号的实施 2

28836第三章文件档案的收集与归档 2

306553.1收集范围与要求 2

200533.2归档流程与时间 3

252983.3归档责任人 3

2259第四章文件档案的保管与存储 3

101994.1保管条件与设施 3

95734.2存储方式与要求 3

132784.3安全管理措施 3

28211第五章文件档案的查阅与利用 3

236505.1查阅权限与申请流程 3

38365.2利用方式与规定 4

168085.3保密要求 4

17515第六章文件档案的销毁与处置 4

156806.1销毁条件与程序 4

69326.2处置方式与记录 4

14236.3监督与审核 4

25446第七章文件档案管理的监督与检查 4

139507.1监督职责与内容 4

271507.2检查方式与频率 4

124837.3问题处理与整改 5

16550第八章附则 5

31738.1解释权与修订权 5

1638.2生效日期 5

1018.3其他相关规定 5

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强办公室文件档案的管理，保证文件档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于办公室内各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等管理工作。涵盖了公司内部的行政文件、业务文件、合同文件、财务文件等各种类型的文件档案。

1.3管理原则

文件档案管理应遵循以下原则：

规范化原则：按照既定的标准和流程进行文件档案的管理，保证工作的一致性和准确性。

安全性原则：采取必要的安全措施，保护文件档案不受损坏、丢失和泄露。

保密性原则：严格遵守保密制度，保证涉及机密的文件档案不被未经授权的人员查阅和使用。

便利性原则：便于文件档案的查阅和利用，提高工作效率。

第二章文件档案的分类与编号

2.1文件档案分类标准

根据文件档案的内容和性质，将其分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等多个类别。每个类别下再根据具体的业务内容进行细分，保证分类的科学性和合理性。

2.2文件档案编号规则

采用统一的编号规则，编号由分类代码、年度、流水号等组成。例如，行政管理类文件档案的编号为“XZ2023001”，其中“XZ”表示行政管理类，“2023”表示年度，“001”表示流水号。通过编号规则，使文件档案的编号具有唯一性和可识别性。

2.3分类与编号的实施

在文件档案的形成过程中，由相关人员按照分类标准和编号规则对文件进行分类和编号。分类和编号的信息应在文件的首页或封面进行明确标注，以便于后续的管理和查阅。同时建立分类与编号的台账，对文件档案的分类和编号情况进行记录和管理。

第三章文件档案的收集与归档

3.1收集范围与要求

收集范围包括公司内部形成的各类文件档案，以及与公司业务相关的外部文件档案。收集要求文件档案应完整、准确、清晰，且符合相关的法律法规和公司的规定。对于重要的文件档案，应保留原件，对于无法保留原件的，应保存复印件或电子文件，并注明原件的去向。

3.2归档流程与时间

归档流程包括文件的整理、审核、编号、装订等环节。文件形成部门应在文件形成后的规定时间内，将文件移交至档案管理部门进行归档。档案管理部门对移交的文件进行审核，如发觉问题应及时反馈给文件形成部门进行整改。审核通过后，对文件进行编号和装订，并录入档案管理系统。

3.3归档责任人

文件形成部门的负责人为文件归档的责任人，负责保证文件的及时收集和移交。档案管理部门的工作人员负责对移交的文件进行审核、编号、装订和归档，保证文件档案的管理符合规定要求。

第四章文件档案的保管与存储

4.1保管条件与设施

设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证文件档案的安全。库房内的温度和湿度应控制在适宜的范围内，定期进行通风和消毒。

4.2存储方式与要求

根据文件档案的类型和重要性，采用不同的存储方式。重要的文件档案应采用专柜存储，并进行加密管理。一般文件档案可采用密集架存储，按照分类和编号进行排列，便于查找和使用。

4.3安全管理措施

制定严格