办公室文件管理档案制度.doc

办公室文件管理档案制度

TOC\o1-2\h\u28392第一章文件收集 1

283021.1收集范围 1

273271.2收集方法 1

2611第二章文件整理 2

80452.1分类标准 2

138022.2编号规则 2

7462第三章文件归档 2

81353.1归档流程 2

14273.2归档要求 2

1812第四章文件保管 3

138414.1保管条件 3

271484.2安全措施 3

14588第五章文件利用 3

170165.1借阅规定 3

241405.2查阅流程 3

20582第六章文件销毁 3

76876.1销毁条件 3

110786.2销毁程序 4

15190第七章文件信息化管理 4

218047.1电子文件管理 4

54467.2信息系统维护 4

10519第八章监督与考核 4

149638.1监督机制 4

11248.2考核标准 5

第一章文件收集

1.1收集范围

办公室文件的收集范围应涵盖公司内部及外部与工作相关的各种文件资料。具体包括公司各部门的日常工作文件、会议记录、报告、合同协议、通知公告等内部文件；以及来自上级主管部门、合作伙伴、客户的相关文件等外部文件。还应包括与公司业务相关的法律法规、政策文件等。对于电子文件，如邮件、电子文档等，也应纳入收集范围。

1.2收集方法

为保证文件的全面收集，应采取多种收集方法。设立专门的文件收集点，各部门定期将本部门的文件送至收集点。指定专人负责与外部单位进行文件交接，及时收取外部文件。对于电子文件，应建立统一的电子文件收集平台，各部门通过该平台电子文件。同时定期对公司内部网络存储空间进行检查，防止文件遗漏。还应加强与员工的沟通，鼓励员工主动提交工作中产生的相关文件。

第二章文件整理

2.1分类标准

文件整理应按照一定的分类标准进行，以便于管理和查找。根据公司的业务特点和工作需求，将文件分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、市场营销类等。行政管理类文件包括公司的规章制度、通知公告、会议纪要等；业务管理类文件包括项目文件、业务合同、客户资料等；财务审计类文件包括财务报表、审计报告、报销凭证等；人力资源类文件包括员工档案、培训资料、绩效考核等；市场营销类文件包括市场调研报告、营销方案、广告宣传等。

2.2编号规则

为了便于文件的识别和管理，对整理后的文件进行编号。编号规则应具有唯一性和可识别性。采用分类编码与流水号相结合的方式，例如，行政管理类文件编号为XG001，XG表示行政管理类，001为流水号。编号应标注在文件的显著位置，以便于查找和归档。同时建立文件编号索引，记录文件编号与文件内容的对应关系，方便快速查询。

第三章文件归档

3.1归档流程

文件归档应按照一定的流程进行。对整理好的文件进行审核，保证文件的完整性和准确性。审核通过后，按照文件的分类和编号，将文件放入相应的档案盒中。在档案盒上标注文件的类别、编号、归档日期等信息。将档案盒存入档案柜中，并在档案柜上标注档案的类别和存放位置。建立归档文件清单，记录归档文件的编号、名称、归档日期、存放位置等信息，以便于查询和管理。

3.2归档要求

归档的文件应符合一定的要求。文件应完整、准确，无破损、缺页等情况。文件的分类和编号应正确无误，便于查找和管理。归档的文件应按照时间顺序排列，同一类文件应放在一起。档案盒和档案柜应保持整洁、干燥，防止文件受潮、受损。归档的文件应定期进行检查，如发觉问题应及时采取措施进行处理。

第四章文件保管

4.1保管条件

文件保管应具备良好的保管条件，以保证文件的安全和完整。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保持适宜的温度和湿度。档案柜应采用金属材质，具有良好的密封性和防盗功能。对于重要的文件，应采用保险柜进行保管。同时应定期对保管场所进行检查和维护，保证保管条件符合要求。

4.2安全措施

为保证文件的安全，应采取一系列安全措施。建立严格的出入库管理制度，非工作人员未经许可不得进入保管场所。对文件的借阅、查阅进行登记，明确文件的流向。加强对保管场所的监控，安装监控设备，对保管场所进行实时监控。定期对文件进行备份，防止文件丢失或损坏。制定应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，能够及时采取措施进行处理，保证文件的安全。

第五章文件利用

5.1借阅规定

为了规范文件的借阅，制定以下借阅规定。借阅人应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅申请表经部门负责人签字同意后，提交给档案管理人员。档案管理人员根据借阅申请表，