办公室档案管理办法.doc

办公室档案管理办法 　　档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。下文是关于办公室档案的管理办法，仅供参考! 　　办公室档案管理办法篇一 　　1.文书档案管理。文书档案包括上级领导机关来文、学校发文，包括各种通知、决定、批复、下达的计划等;本馆制定的规章制度、规则、细则、办法、公约等，对此类档案资料的管理做到： 　　1)凡应归档的资料、文件，应在工作告一段落后，及时整理原始资料分类归档。 　　2)对上级下发的有关文件，馆领导阅后，及时收回归档并做好登记，存放办公室备查。 　　3)对所保管的文件，应定期清点，凡与本馆有关的备查文件原件归档，副件保留。 　　4)年底按档案类别整理、装订成册，建立目录，存放办公室备查。 　　2.业务档案的管理。业务档案包括日常业务工作统计、工作计划、专题规划、工作总结、业务报表、文献采购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对此类档案资料的管理应做到： 　　1)各部室做好工作统计，每月上报办公室归档。 　　2)业务报表，要留底归档存查。 　　3)工作计划、专题规划、工作总结、采购留存、馆长办公会议纪要等，要及时分类归档。 　　4)年底按业务类别整理、装订成册，建立目录，存放办公室备查。 　　3.人事档案的管理。人事档案包括图书馆职工的基本情况、科研情况、考核、奖励情况、先进模范典型材料等。对此类档案的管理做到： 　　1)掌握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本情况，对调入、调出及离退休人员及时填写登记簿，建全人事档案及跟踪管理。 　　2)及时准确记录本馆各业务部门人员的调动情况及知识结构，年龄层次、职称结构情况。 　　3)及时做好职工的考勤、考核、奖励与处分情况的记录，要归档存留备查。 　　办公室档案管理办法篇二 　　为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。 　　一、立卷、归档 　　第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。 　　第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 　　第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。 　　第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 　　第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 　　1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 　　2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 　　3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 　　4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 　　5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 　　(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。 　　(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 　　(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。 　　第六条 文件的组合。组合的基本作法如下： 　　1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 　　2、会议文件应单独组合。 　　3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 　　4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 　　5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。 　　第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 　　第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 　　第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立