文件归档流程表格：归档策略、操作规范.doc
文件归档流程表格：归档策略、操作规范
序号
归档流程步骤
归档策略
操作规范
备注
1
文件收集整理
根据文件类型、性质进行分类整理
对收集到的文件进行分类、编号、整理，并记录文件基本信息
2
归档评估
根据档案保存价值进行评估
评估档案的价值、重要性，确定归档级别
3
归档编码
按照档案编码标准进行编码
采用统一编码标准，保证档案的唯一性和可追溯性
4
归档整理
按照归档要求进行装订、包装
装订整齐、包装完好，保证档案在搬运、存放过程中安全
5
归档存放
选择合适地点进行存放
根据档案特性选择适宜的存放地点，如恒温恒湿仓库等
6
归档备份
进行档案电子化备份
对重要档案进行电子化备份，保证档案信息安全
7
归档维护
定期检查档案保存状况
定期检查档案保存状况，保证档案完好无损
8
归档查询
为用户提供档案查询服务
建立档案查询制度，为用户提供便捷的档案查询服务
9
归档销毁
对过期档案进行销毁
严格按照国家档案销毁规定，对过期档案进行销毁
10
归档归档
对归档后的档案进行归档
归档后，对档案进行分类、上架、编号等处理
序号
归档阶段
归档策略
操作规范
注意事项
备注
1
文件鉴定
评估文件价值
根据法规和标准评估
保留与工作相关的文件
保证文件分类准确
2
文件整理
分类与编号
按类型、日期排序
保持文件顺序一致
避免交叉放置
3
文件封装
使用标准格式
使用防潮防尘材料
封装完整无破损
保证标签清晰可见
4
文件存放
安全存放
恒温恒湿环境
防止虫蛀、霉变
定期检查库房环境
5
文件数字化
电子备份
扫描或转录文件
保证图像清晰度
保证数据安全备份
6
文件维护
定期检查
定期清洁和整理
发觉问题及时处理
防止文件损坏丢失
7
文件借阅
管理借阅流程
设立借阅登记制度
控制借阅权限
保障文件安全
8
文件检索
系统化检索
建立档案目录系统
提高检索效率
定期更新目录信息
9
文件归档
归档记录
记录归档文件信息
保持归档信息准确
保证归档文件完整
10
文件销毁
安全销毁
按规定程序销毁
保护个人隐私
保证销毁文件不可恢复
序号
流程阶段
策略要点
操作步骤
安全与合规
记录与审计
1
文件识别
确定归档范围
识别文件并分类
保证文件分类标准一致性
记录文件类型和数量
2
文件整理
优化文件组织
整理文件并编号
遵循文件整理规范
记录文件整理状态
3
文件清洗
清理不规范文件
检查并修正错误
保证文件准确性
记录错误修正记录
4
文件数字化
转换为电子格式
扫描或转录文件
使用标准化文件格式
记录数字化进度
5
文件存储
保证安全存储
选择合适的存储介质
实施数据备份和恢复策略
记录存储介质和使用情况
6
文件审核
审核归档文件
审核文件完整性和准确性
保证文件合规性
记录审核结果
7
文件归档
归档至档案室
按照归档流程存放
遵守档案存放规范
记录归档时间与位置
8
文件备份
定期备份数据
执行数据备份操作
保证备份数据的可用性
记录备份时间与状态
9
文件维护
定期检查和维护
定期检查档案状态
保持档案的长期可访问性
记录维护活动与问题
10
文件检索
优化检索功能
提供高效的检索工具
提高用户检索便利性
记录检索工具使用情况
11
文件销毁
按照规定销毁
执行销毁程序
符合数据保护法规
记录销毁过程与文件信息
12
文件归档审查
定期审查归档质量
审查归档文件质量
保证归档流程的有效性
记录审查发觉与改进措施