信息管理控制程序.docx

?一、目的

本程序旨在建立一个有效的信息管理体系，对公司内外部信息进行规范的收集、存储、处理、传递和利用，确保信息的准确性、完整性、及时性和保密性，为公司决策提供有力支持，促进公司的高效运作和持续发展。

二、范围

本程序适用于公司所有部门和人员在业务活动中涉及的各类信息管理，包括但不限于文件、数据、记录、报告、图纸、合同、客户信息等。

三、职责

1.信息管理部门

-负责制定和完善信息管理的相关制度、流程和标准。

-统一规划和管理公司的信息资源，建立信息管理系统和数据库。

-对各类信息进行分类、编码、存储和备份，确保信息的安全和可追溯。

-组织开展信息的收集、整理、分析和报告工作，为公司决策提供信息支持。

-负责信息系统的日常维护、管理和优化，保障系统的稳定运行。

-监督和检查各部门信息管理工作的执行情况，提出改进建议和措施。

2.各部门

-负责本部门信息的收集、整理、传递和保管，确保信息的真实、准确和完整。

-按照信息管理部门的要求，及时提供相关信息，并配合完成信息的分析和报告工作。

-负责本部门信息系统的使用和维护，遵守信息管理的各项制度和规定。

-对涉及本部门的重要信息进行保密，防止信息泄露。

3.信息使用者

-按照规定的权限和流程使用信息，不得擅自修改、删除或传播信息。

-对所使用的信息进行合理利用，为公司业务发展提供支持。

-发现信息存在问题或异常时，及时向信息管理部门反馈。

四、程序内容

信息分类与编码

1.信息管理部门根据公司业务特点和管理需求，对各类信息进行分类，包括但不限于：

-行政办公类：如文件、通知、报告等。

-财务类：如财务报表、账目、预算等。

-人力资源类：如员工档案、考勤记录、绩效评估等。

-业务运营类：如销售数据、采购订单、生产计划等。

-客户信息类：如客户资料、需求反馈、合同等。

-技术研发类：如研发文档、图纸、专利等。

2.为便于信息的识别、存储和检索，对每类信息进行编码。编码规则应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，确保编码能够准确反映信息的类别和特征。例如，行政办公类文件编码可以采用年份+部门代码+文件顺序号的格式。

信息收集

1.内部信息收集

-各部门应定期收集本部门产生的各类信息，如工作记录、报表、总结等，并按照规定的格式和要求进行整理。

-信息管理部门通过信息系统、会议、调研等方式，收集公司整体运营情况的信息，包括各项业务指标、财务数据、人员动态等。

-对于跨部门的信息交流和协作项目，相关部门应及时共享信息，确保信息的全面性和一致性。

2.外部信息收集

-市场部门负责收集市场动态、竞争对手信息、行业趋势等外部信息，通过市场调研、行业报告、媒体资讯等渠道获取。

-采购部门收集供应商信息、原材料价格信息等，与供应商保持密切沟通，及时掌握市场变化。

-销售部门收集客户需求信息、市场反馈等，为公司产品和服务的优化提供依据。

-公司鼓励员工关注外部信息，并及时向信息管理部门反馈有价值的信息。

信息存储

1.存储介质选择

-根据信息的性质、重要性和使用频率，选择合适的存储介质，如纸质文件、电子文档、数据库、光盘等。

-对于重要的、长期保存的信息，应采用多种存储介质进行备份，如同时存储在硬盘和磁带中，以防止数据丢失。

2.存储方式

-电子信息应按照分类和编码规则进行存储，建立文件夹结构或数据库表结构，确保信息存储的规范性和系统性。

-纸质文件应进行分类装订、编号，并建立相应的档案目录，便于查找和借阅。

-信息存储应做好标识，注明信息的名称、类别、日期、存储位置等关键信息。

3.存储环境

-信息存储场所应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保信息的完整性和安全性。

-电子信息存储设备应定期进行维护和检查，防止硬件故障导致数据丢失。

信息处理

1.信息整理

-信息管理部门对收集到的信息进行整理，去除重复、无效的信息，对信息进行分类、排序和标注，使其更加清晰和有条理。

-对于需要进一步分析和处理的信息，按照数据分析的方法和工具进行预处理，如数据清洗、转