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物业人事档案管理作业指导书.docx

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YHWY-WI-RS-09人事档案管理作业指导书A/0 1/3

YHWY-WI-RS-09

人事档案管理作业指导书

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1.目的

规范公司人事档案管理工作，保持员工人事信息的完整性和有效性。

范围

适用于物业集团员工人事档案管理工作。

职责

行政人事中心负责物业集团总部员工及地区物业公司负责人的人事档案管理工作，指导、监督和检查地区物业公司人事档案管理工作。

行政人事部负责地区物业公司本部人事档案管理工作，指导、监督和检查物业服务中心人事档案管理工作。

综合管理部负责物业服务中心的人事档案管理工作。

内容

人事档案管理主要包括人事档案的归档及保管、档案借阅与借用、档案材料转递等工作内容。

归档及保管

人事档案管理人员负责自员工入职之日起，为员工建立在职员工人事档案；员工离职当日更新离职人员人事档案。在职员工人事档案及离职人员人事档案分开存放。

建立及维护的在职人事档案应包括如下材料：

招聘表、员工入职登记表、入职条件确认书及个人简历。

身份证、学历学位证书、学历鉴定、职称证、资格证等材料复印件,体检报告、离职证明、背景调查表原件。

劳动合同、保密协议、岗位入职培训反馈单及成绩表、培训服务协议。

转正定级、任免文件、岗位变动、重大奖惩等材料。

晋升技术职务审批表、退休审批表等。

其他可供参考的资料。

离职人员人事档案：如离职人员提出需求，档案管理人员须将原存档人事档案封装盖章后交回员工本人（留存主要材料复印件或扫描件），并在《人事档

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案提取表》上签收。离职人事档案应由人事档案管理人员妥善管理，保存期限为

员工离职之日起三年，包括如下材料：

员工入职登记表。

离职申请、离职面谈记录、离职交接表单原件。

其他可供参考的资料。

每名员工设置独立档案袋，员工人事档案编号为ERP系统中的员工编号，档案袋封面填写档案袋内具体材料名称。

人事档案管理人员原则上每月5日前将上月需归档资料及签字确认后的资料清单移交本单位档案管理人员，由其进行鉴别、分类、制作档案目录并归档保管。

借阅与借用

因工作需要须查阅本部门员工档案时，申请部门负责人可直接查阅本部门员工人事档案。

因工作需要须查阅非本部门员工人事档案、借用本部门员工人事档案及其他特殊情况的，申请部门负责人须报行政人事部门分管领导同意后方可借阅/借用。

查阅/借用人事档案时，借阅/借用人须填写《人事档案借阅登记表》，行政人事部门分管领导审批同意后，人事档案管理人员凭此给予借阅并监督其完整归还。

原则上每次查阅/借用时间不得超过2个小时；须严格遵守集团档案管理规定和集团保密制度，严禁涂改、圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容；借阅人不得复制、抄录、拍摄档案内容。如有违反，按集团档案管理制度相关规定处理。

如遇特殊情况，须经行政人事部门负责人同意后执行。

任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

档案材料转递

人员调动时，调出单位人事专员在收到人事任免文件或调令后，须在员工到岗之日起10个工作日内（涉及省外调动的为20个工作日）签发《员工人事档案转递通知单》与档案一并转至调入单位。

《员工人事档案转递通知单》物业集团总部以“恒物司人档字（年份）

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第（XXX）号”编号，地区物业公司以“X物司*人档字（年份）第（XXX）

号”编号，*填写公司所在省/市对应简称。

调入单位人事档案管理人员收到档案后签收《员工人事档案转递通知单》，并将签字盖章回执返回至调出单位。

调出单位人事档案管理人员须妥善保管《员工人事档案转递通知单》及回执。

支持性文件无