文件和资料管理办法.doc

xx 电 子（东 莞）有 限 公 司 文件编号 TPE-2-003 页次 1/25 版次 3.0 生效日:即文件管理单位发行章日期 分发编号 『文件和数据管制办法』 资料中心 制 核 准 审 查 制 订 发 行 章 中 文 全 名 签 名 / 「 月 西 日 元 年 」 制 订 者 管 理 单 位 单 位 主 管 资 料 中 心 版次修改大纲 X X 电 子 ( 东 莞 ) 有 限 公 司 文件编号 TPE-2-003 页次 2/25 文件名称:文件和数据管制办法 版次 3.0 目的:为统一管理公司各项文件及数据,特制定本办法. 范围: 2.1 公司内各项文件(如手册、管理办法与实施细则等). 2.2 外来的文件,如客户提供的ISO标准等. 名词定义: 3.1 内部文件:指公司内部制定的文件及数据如: 3.1.1 手册:适切描述公司管理系统,并用做执行与维持系统之永久性参考依据. 3.1.2 管理办法:为执行公司管理政策及维持管理系统,所定之各项作业程序. 3.1.3 实施细则:为某一程序或办法的详细实施内容,即管理办法或手册的子办法. 3.1.4 作业规范:为某一个程序或办法所作的制度规范 3.2 外部文件:指包含客户提供的文件及ISO标准和安规方面的数据. 3.3 正式文件:分发至公司内部、供货商、外包商等之文件,分发单位必须对其做版本增补、旧版收回等修改、废止与新增之分发工作.(分发至外包商及供货商之文件数据,数据中心不对其做旧版回收之工作,由供货商及外包商自行销毁),此文件为受控文件,还包括内部文件和外部文件. 作业流程: 4.1 管理规章:流程说明 流程 PIC 流程说明 权责单位 权责单位需作业构思予以文字化,并制成 文稿 权责单位 权责单位必须向数据中心申请文件编号, 数据中心 由数据中心记录之 权责单位 权责单位依据文稿与各单位之相关性决定负 审查单位 责审查的单位:只在单位流通的文件由该单位 经(副)理级含以上主管审查,跨相关单位文件则 需做成文件会签记录表(如附件二)再送相关单 位的上一级主管审查并在文件会签记录表上 签 名.文件会签记录表完成后,由权责单位从相 关单位的上一级主管中,选一位为审查代表,于 文件封面审查签名.对于会签时,各单位所签注 意见,由权责单位负责与签订意见单位协调. 版次修 改大纲 X X 电 子 ( 东 莞 ) 有 限 公 司 文件编号 TPE-2-003 页次 3/25 文件名称:文件和数据管制办法 版次 3.0 流 程 PIC 流程说明 (续上一页) *若签注同意,且有意见: 权责单位负责与相关单位协调讨论签注之意见, 并将协调结论于文件会签记录表上之”签注意 见协调讨论”栏上,请参与协调的人签名后送相 关单位的一级主管审查. *若签注不同意,且有意见 权责单位负责与相关单位协调讨论签注之意见 A.若相关单位同意撤消所签注之不同意意见,则 相关单位需在文件会签记录表之”签注意见协 调结论”上签注同意,并简要说明理由,同时协调 参与人需签名注明日期; B.若权责单位同意修改: 则权责单位需从制定文稿处开始重跑流程,重 新会签审查. C.若权责单位与相关单位无法协调取得共识,则需 交由负责核准之主管裁决: a.权责单位必须修改文稿:权责单位则需重新制 定文稿,重跑流程; b.权责单位不需修改文稿:权责单位则需将裁决 结果及原因备注于文件会签记录表之”签注 意见协调结论”栏上,请参与协调人士签名后 送相关单位上一级主管审查. 权责单位 经审查通过后,所有文件最后需经总经理核准 核准单位 数据中心 权责单位应将核准后之文稿,连同文件会签记录 表及文件分发建议表送交数据中心处理;并将文 稿电子文件Mail给数据中心