文件控制程序(经典作品).doc

历 史 记 录 日期 修改说明 版本 制定者 批者 2011-07-19 初始发行 A0 胡国勇 陈俊强 陈俊强 目 录 1．目的 3 2．适用范围 3 3．职责权限 3 4．程序内容 3 5．参考文件 6 6．附件 7 1．目的 为规范对与公司质量管理体系要求有关的所有文件进行控制，确保文件的完整性、适用性、机密性和有关部门及工作场所使用文件版本的有效性，特制定此文件。 2．适用范围 适用于公司质量管理体系所使用的文件控制以及外来文件和标准的控制与管理。 3．职责权限 3.1 质量部 负责与公司质量管理体系要求有关的所有文件归档与控制。 3.2 项目部 负责外来文件和标准的评审与。 3.3 设计部 负责技术文件（包括产品图纸等）的评审与。 3.部 负责与。3.5 人事行政部 负责法律、法规的收集与。3.6 销售部 负责与管理。 3. 各部门 负责执行与。 4．程序内容 4.1 文件的种类 4.1.1 质量体系文件：包括质量手册、程序文件、工作指导书和质量记录表单等质量文件4.1.2 合同、技术文件（如图纸等）； 4.1.3 产品手册、产品宣传册/活页等； 4.1.4 质量体系4.1.5 外文件：包括法律、法规、国家和行业标准、规程、客户的资料等。 4.2 文件的标识 4.2.1 质量手册、程序文件等质量体系文件按4.3条款规定的要求进行标识4.2.2 外部文件和资料采用原文件编号标识4.2.3 受控文件以“受控”印章标识，非受控文件以不盖受控印章标识印章标识4.2.4 作废文件以“作废”印章标识印章标识 4.3 质量文件的编号规则 4.3.1 质量手册编号 4.3.2 程序文件编号 4.3.3 工作指导书编号 4.3.4 质量记录表单编号 4.4 文件版本 4.4.1 文件版本用大写字母A，B，C，D，E……表示，文件修改次数以阿拉伯数字1，2，3，4，5……表示，文件初始发行的版本为A0；文件修改以页为单位，修改次数累计达5次时，整个文件换版。 4.部门代码 部门 代码 部门 代码 部门 代码 部门 代码 销售部 SM 售后部 RS 人事行政部 HR 财务部 FM 项目工程部 PM 采购部 PO 设计工程部 DD 生产部 PD 质量部 QA 物流储部 WH 4. 质量体系文件的编制、审核和批准4.6.1 管理者代表组织编制4.6.2 管理者代表组织相关部门编制4.6.3 跨部门的质量体系文件，由质量部协调组织相关部门编制、审核，管理者代表批准发布； 4.6.4 各职能部门单独使用的质量体系文件，由各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布。 4.7 文件的发放与回收 4.7.1 文件的发放 4.7.1.1 新编制或修改的文件在审核批准后由质量部统一编号，根据需要印制，加盖印章统一发放登记；收文部门在《文件发放、回收记录表》上签收。 4.7.1.2 技术文件由设计部管理并发放。 4.7.2 文件的回收 4.7.2.1 修改后的文件由质量部根据《文件发放、回收记录表》上的记录进行发放，同时回收原发放份数，记录于《文件发放、回收记录表》上，并在回收的原发放文件加盖“作废”印章；若回收的文件无须保留，可销毁或作为废纸再利用。 4.8 文件的修改与作废 4.8.1 当实际运作发生变更，从而导致受控文件需要进行修改或作废时，由相关部门填写《文件更改申请表》，经审核批准后提交给质量部更新原文件。 4.9 文件的保管与销毁 4.9.1 质量体系原文件由质量部统一保存，并记录在《文件存档、销毁记录表》上，发放的文件由各部门自行保存； 4.9.2 各部门不得保留已回收或作废旧版文件； 4.9.3 现场使用的文件须置于工作场所，非现场使用的文件由各使用部门指定专人统一保管； 4.9.4 各部门不得自行复印受控文件，严禁在受控文件上作任何标记或符号；若发现文件有残缺可直接与质量部更换； 4.9.5 各部门回收或作废的文件统一由质量部进行销毁；并记录在《文件存档、销毁记录表》上。 4.10 文件的评审 4.10.1 质量手册、程序文件及一些管理类的规章制度每年通过内审、管理评审对其适用性、充分性、有效性进行评审； 4.10.2 技术文件、工艺等技术类文件，自发布以后结合使用情况由设计部进行评审； 4.10.3 如果文件经评审需要更新时，必须经过再次审批。 5．参考文件 《手册》 《》 《》 《纠正与预防措施控制程序》 6．附件 （无） 文件名称 文件编号 ACEP-Q-005 文件