关于加强医院档案信息管理工作的几点思考.doc

关于加强医院档案信息管理工作的几点思考 　　【摘 要】 作为医院信息管理的一部分，完备、准确的医院档案信息是更好地服务医疗和科研等工作的重要手段。本文阐述了医院档案信息管理在医院信息管理中的重要作用，并从信息管理的角度，探讨了加强医院档案信息管理的举措。 　　【关键词】 医院 档案信息管理 　　Abstract ： This paper expounds the important role of the hospital files information management in the hospital information management， and discusses the measures to strengthen the hospital archives information management from the perspective of the information management. 　　档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。档案信息化是一个渐进的过程，它随着信息技术的发展、信息资源的增长、信息化应用的拓展、信息资源的开发、社会变革的推进而不断深化。国家档案局在2002年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。我院档案信息化工作正在逐步地开展，由于档案信息化管理涉及的范围很广，在实际操作中存在着许多未知的领域，本人对如何加强医院档案信息化管理作一些粗浅的探讨。 　　1.医院档案的现代信息化的内涵 　　医院档案现代信息化的内涵包括两个方面：一是应用现代信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。 　　2.医院档案现代信息化的内容 　　第一，数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。第二，工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。第三，档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。 　　3.医院档案现代信息化的条件 　　一是需要配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务；二是要加快医院局域网络的建设；三是需要建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率；四是要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。 　　4.实现医院档案管理信息化的重要性 　　4.1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件 　　将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，可以避免档案原件被过多地直接使用，或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如，医院建设和发展过程中，不同时期的某些珍贵的历史资料，包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。再如，某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的，具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后，就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。 　　4.2档案信息化使文件的归档方式得到改善 　　在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录，工作量大。如果遇到信息改动，改动一处就要发生连锁反应，相关的地方都要改动，耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。在医院的各类档案文件中，有不少需要完成年度归档工作，需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录，造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后，可以利用档案软件提供的统一信息格式，随时进行