加强高职教务档案管理工作的几点思考.doc

加强高职教务档案管理工作的几点思考 【 】教务档案工作是高职院校教务管理工作的重 要组成部分，本人结合高职院校档案管理的建设，探讨了 教务档案管理中存在的问题及对策，使之能更好地为高职 院校教学服务。 【关键词】教学档案管理服务 高校教务档案是学校在开展教学过程中形成的具有保 存价值的各种材料的历史纪录，记录了教学过程的每个方 面和各个环节，反映了高校的整体规模、教学质量和办学 水平。目前，高职院校的教学档案己在教学管理、教学研 究等项目工作中发挥了重要作用，但也存在不少问题，应 当认真解决，以适应高等职业教育发展的需要。 一提高教务档案管理建设的认识 要利用好教务档案，就要做好教务档案的收集、整理 和归档工作。教务档案不只是资料的贮存、历史的记录， 它也是一种重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案 的信息资源，服务于教育教学工作，是每位教务工 应 有的职责，也是档案管理的一项重要内容。所以，做好档 案管理的建设工作要注意以下几点： 保障档案的及时收集、整理和归档工作 教务档案资料管理不仅是量大、繁琐的事务性工作， 而且还有大量的技术性工作，特别是教学资料的收集和管 理更是如此。因此，作为教务管理人员，不仅要增强档案 管理意识，而且要让档案归档者明白档案的重要性，让他 们主动收集、整理、及时上交应归档的资料，这样在档案 形成的最初阶段，其质量就能得到保障。 保障人员的素质 教务档案管理人员的素质、业务水平的高低也直接影 响到高校档案工作能否得到繁荣与发展。所以，教务档案 管理人员要有强烈的事业心和高度的历史责任感，要有实 事求是的精神和严谨的工作作风。随着知识经济的发展， 教务档案管理人员也要与时俱进，不断创新。 保障教务档案更好地服务于教育教学工作 教务档案不只是资料的贮存、历史的记录，也是一种 重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案的信息资 源，服务于教育教学工作是每位教务工 应有的职责， 也是档案管理工作的一项重要内容。 第一，高校教务档案具有特定的信息参考价值。领导 在作出科学的决策之前，需要了解上级部门的有关文件， 了解学校的教学质量状况、教学管理历史过程中的各项措 施效果，掌握教师的教学、科研以及学生的学习情况等， 都要参考过去的档案记载。 第二，高校教务档案具有检查、评估功能。上级主管 部门对高校教学工作的指导和管理的方式有多种，其中非 常重要的一种方式，即对高校教学工作进行检查、评估验 收。学校教学运行机制是否良好，教学管理水平如何，教 学质量如何，在教务案中都能真实地得以体现。通过对教 务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程 设置等分析，可以与其他同等高校进行比较，从而客观地 反映出学院的教学水平。教务档案管理工作是上级主管部 门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据。 二当前教务档案工作中存在的问题 1 .档案资料不齐全 档案形成的初期是由系部上交的资料，他们虽然做了 大量的工作，但由于对教学档案意识的薄弱，所以有相当 一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐 全。 档案工作人员业务素质不高 档案工作人员的主动性不强，业务素质有待提高，缺 乏责任心，对工作敷衍了事，也容易使资料收集不全，影 响到后续工作的开展。 档案管理没形成数字化管理 社会正步入计算机和网络的时代，作为原生信息的教 务档案的管理，也要与时俱进，实行数字化管理。以前， 教务档案都是纸质文档，存放占用空间大，且不易长期保 存，档案管理也主要依靠手工，工作效率低下，信息化管 理手段明显滞后，这样既不便于对档案的利用，师生进行 查找、检索费时费力，也不能做到很好地为师生服务。因 此，我们要利用现有教学管理软件，逐步将纸质档案电子 化，做成统一、有效的存储格式，将纸质档案与电子档案 并行管理，为教务工作提供有力的支持。 三加强高职教务档案管理措施 随着学院的不断发展、建设，各种管理的日趋规范化 要求我们必须改变目前学校教务档案管理的方式。要提高 档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与 方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管 等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。为 此，我们必须从提高对档案管理工作重要性的认识，培养 高素质的档案管理人员入手，以此促进教务档案管理工作 的规范化与科学化。1.树立良好的管理工作观念 档案管理人员首先要充分认识到自己工作的重要性。 其次要明确档案的作用在于它的实用性。档案管理部门要 和教学部门加强沟通协调，档案管理人员应及时向教学部 门提供教学档案的归档范围，定期到教学部门了解检查教 学档案的收集情况，宣传档案业务知识，主动参与管理活 动，及时为教学工作服务，为深化学校的各项改革提供信 息，使档案管理部门真正成为教学工作的信息咨询部门。 2.建立档案管理体