加强国有企业档案管理与销毁的几点思考.pdf

维普资讯 302007年 11月 苏 盐 科 技 JiangsuSaltScience Technology 第 4期 加强国有企业档案管理与销毁的几点思考 宋 云 (江苏省金桥盐业有限公司台南盐场 ，江苏 连云港 222066) 【摘 要 】简述了国有企业档案管理的必要性和销毁的紧迫性，通过对国有企业档案管理和销毁工作中 存在不足的分析 ，探讨了加强国有企业档案管理和销毁的工作思路和解决方法，以促进国有 企业档案管理向现代化迈进的步伐，更好地促进国有企业的经济发展和为国有资产不流失提 供有力的依据。 【关键词】档案 管理 销毁 1国有企业档案存在的现状 笔可观的经济损失。 现有的国有企业大都是一些老企业 ．由于企业领 3加强国有企业管理的几点措施 导的变动比较频繁 。对档案的管理和销毁工作重视程 3．1加快现代化微机管理进程 度不够，造成了现有的一些企业档案管理不规范。积 目前，一些国有企业的档案室虽然配备了电脑 ，但 压过多，给档案管理和查找档案带来了储多的困难。 大都没有配备相关的管理软件，这只同于虚设。在今天 笔者在本文中就如何加强现代国有企业档案管理和 机关编制逐步缩减的情况下，如果安装 了档案管理系 销毁档案谈谈一些 自己的见解。 统，将各类档案文件的目录输入档案管理系统．查找起 2加强国有企业档案管理的重要性 来就节约了大量的时间。传统的档案工作以纸质文件 国有企业档案是企业信息系统的重要组成部分 。 材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以 是 “凝固”的存储库，具有历史的，法律的凭证作用和 往 的文字材料 。它是 由拟稿者直接写在磁盘上 。并在磁 情报价值。可 以根据需要随时调出有关部门的信息或 盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据 原始凭证而发挥作用。它为企业经营决策、技术改造、 中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档 提高产品质量、节约人力物力、资产保值、增值等各项 案之间不再有明显的界限，文件的形式特征和 内容特 管理提供依据。它具有分享性特点，不管曾被利用了 征均发生了变化。电子文件可以通过计算机系统进行 多少次，它的价值功能永远不会消耗掉 ，它可以在更 迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质 多的时间里更广泛的发挥作用 ．企业档案在发挥作用 文件那样的分类整理．大大减少了档案工作人员的工 的同时也产生了经济作用，有直接的、间接的，也有显 作量，提高了工作效率。 性、隐性的。例如，笔者所在地区土地被征用，面临着 3．2 加大档案硬件设施的投入 大面积的房屋拆迁 ，房屋产权 问题就尤为重要 了。在 企业档案在 日常企业管理中往往不被重视．所以 1985年的时候 。我们盐业系统 内有一个单位的一块闲 对一些档案管理的硬件投入往往达不到现代企业管理 置土地被当地政府借用盖上了浴室。在面临拆迁 问题 的要求。比如库房缺、差，面积不足，达不到档案保管要 时，土地所有权变得模糊起来，对方硬是说土地所有 求；其次，库房应配备除湿机、空调等除潮湿设备，以便 权当时已经卖出，在双方争执不下的时候，通过查看 控制库房的温湿度；消防设备，库房防火的方针是 “以 当时存档双方签订的简单协议证明。土地的所有权归 防为主，以消为辅”，库房应配置必要的探测、报警、灭 属于原单位，让原本复杂的事情变的简单清楚了，也 火设备，建立起 良好的消防系统 ；购置碎纸机、扫描仪 省去了许多不必要的麻烦．同时也为本企业挽回了一 等等。 维普资讯 第4期 宋云：加强国有企业档案管理与销毁的几点思考 3l 3．3加强档案管理人员业务学习