期刊盘点作业程序-中山医学大学附设医院.doc

一、目的 為清點圖書館期刊館藏之狀況，特制定此制度。 二、範圍 凡本館採購之中外文期刊適用之含中港院區。 三、說明 （一）訂定盤點日期並公告之 決定日期後進行公告，公告中勸導讀者將使用完之期刊放在書車上，不要直接放回架上。 （二）整架 將館內裝訂期刊區重新讀架一遍，確保依次排序。 （三）架上盤點 將書車上所有的期刊歸架，再用盤點器將架上、櫃檯後方之裝訂期刊條碼逐一掃入。 （四）比對盤點結果 1. 將中、西、日文期刊盤到的條碼號，分別上傳為三個檔案，並貼到excel。 2. 將盤點結果檔案傳給廠商，轉入系統比對書目主檔之記錄。 （五）列印盤點結果異常清單並清查 1.比對後產生兩種結果，一種是有盤到，但系統沒有資料之清單附件1 另一種是系統有，卻沒有盤到資料之清單（附件2）。 2.列印兩種清單，查明原因及修改系統檔案。若確實應在架上，而找不到之期刊， 先至自動化系統將單冊處理狀態改為「搜尋中」，隨後一年中連續三次盤點不到之 期刊資料則整理期刊報廢清單（附件3），並依「中山醫學大學附設醫院圖書室館 藏淘汰實施要點」及「圖書資料註銷作業程序」辦理註銷。 （六）產生館內盤到、搜尋中清單及盤點金額 1.最後產生中、日、西文盤點清單、搜尋中清單，以及館藏冊數及金額總統計表（附件4）。 2.金額總統計表為訂購總金額－前年未到刊之退款金額－報廢金額。（）本辦法經會議通過公實施，修正時亦同 四、使用表單 （略） 五、流程圖 六、參考資料 （略） 七、附件 有盤到，但系統沒有資料之清單 系統有資料，卻沒有盤到之清單 期刊報廢之清單 館藏冊數及金額總統計表 有盤到，但系統沒有資料之清單 系統有資料，卻沒有盤到之清單 期刊報廢之清單 館藏冊數及金額總統計表 八、文件修正紀錄 修正日期 版本 修正說明 備註 1.0 新制定 99.05.31 1.1 配合全院SOP文件格式改版 102.02.01 2.0 配合標準化文件管理辦法修正公布日期及進行年度臨時檢閱 104.07.15 2.0 定期檢閱，無修正。版本不變動。 105.11.07 2.0 定期檢閱，無修正。版本不變動。 主題名稱 期刊盤點作業程序 制定單位 圖書室 編 219000-000-W-010 版 第2.0版 頁碼9/9 中山醫學大學附設醫院 主題名稱 期刊盤點作業程序 Process of Periodicals Inventory 編 219000-000-W-010 制定者 許良維 公布日期 97年09月24日 圖書室 林俊哲 修正日期 年日 版 第 版/9頁 羅琬婷 檢閱日期 年日 整 架 架上盤點 產生館內盤到、搜尋中清單及盤點金額 訂定盤點日期並公告之 比對盤點結果 列印盤點結果異常清單並清查 版權為中山醫學大學附設醫院所有，禁止任意抄襲、翻印及轉讓 版權為中山醫學大學附設醫院所有，禁止任意抄襲、翻印及轉讓