紫光档案管理系统使用手册.docx

?一、系统概述

紫光档案管理系统是一款功能强大、操作简便的档案管理软件，旨在帮助用户高效地管理各类档案信息，实现档案的数字化存储、检索、借阅、审批等流程的自动化处理。本手册将详细介绍该系统的功能及使用方法，帮助用户快速上手。

二、系统登录

1.打开登录界面：在浏览器中输入系统的访问地址，进入登录页面。

2.输入账号密码：输入分配给您的用户名和密码，点击登录按钮。

3.首次登录设置：若为首次登录，系统可能会提示您进行密码修改、个人信息完善等设置。请按照提示完成操作，以便更好地使用系统。

三、系统主界面

登录成功后，进入系统主界面。主界面主要包括以下几个部分：

1.菜单栏：位于页面顶部，包含系统的各个功能模块入口，如档案管理、借阅管理、审批管理等。

2.快捷操作区：提供常用功能的快捷入口，方便用户快速访问。

3.信息展示区：根据用户的操作和权限，展示相关的档案信息、任务提醒等。

4.操作导航区：显示当前操作路径，帮助用户了解所处位置。

四、档案管理

档案分类设置

1.进入分类设置页面：在菜单栏中点击档案管理-档案分类设置。

2.添加分类：点击添加分类按钮，输入分类名称、编码、描述等信息，选择上级分类，点击保存。

3.修改分类：选中要修改的分类，点击修改分类按钮，进行相应修改后保存。

4.删除分类：选中要删除的分类，点击删除分类按钮，系统会提示确认，确认后即可删除。

档案录入

1.进入录入页面：在菜单栏中点击档案管理-档案录入。

2.选择档案分类：在档案分类下拉框中选择要录入的档案所属分类。

3.填写档案信息：按照页面提示，依次填写档案的基本信息、详细信息、附件等。

-基本信息：包括档案编号、名称、日期、来源等。

-详细信息：根据档案类型，填写相应的详细内容。

-附件上传：点击选择文件按钮，选择要上传的附件，支持多种格式。

4.保存档案：填写完毕后，点击保存按钮，系统会提示保存成功。

档案查询

1.进入查询页面：在菜单栏中点击档案管理-档案查询。

2.设置查询条件：

-按分类查询：在档案分类下拉框中选择要查询的分类。

-按关键词查询：在关键词输入框中输入档案名称、编号等关键词。

-按时间范围查询：设置档案日期的开始时间和结束时间。

3.执行查询：点击查询按钮，系统会根据设置的条件显示符合要求的档案列表。

4.查看档案详情：在档案列表中点击档案名称或查看详情按钮，可查看档案的详细信息和附件。

档案修改

1.进入修改页面：在档案查询结果中，点击要修改的档案的修改按钮。

2.修改档案信息：对档案的基本信息、详细信息、附件等进行修改。

3.保存修改：修改完毕后，点击保存按钮，系统会提示保存成功。

档案删除

1.进入删除页面：在档案查询结果中，点击要删除的档案的删除按钮。

2.确认删除：系统会提示确认删除操作，确认后档案将被永久删除。

五、借阅管理

借阅申请

1.进入申请页面：在菜单栏中点击借阅管理-借阅申请。

2.选择档案：在档案查询结果中，勾选要借阅的档案，点击下一步。

3.填写借阅信息：填写借阅人姓名、部门、联系方式、借阅期限等信息。

4.提交申请：点击提交申请按钮，系统会提示申请提交成功，并将申请发送给审批人。

借阅审批

1.进入审批页面：审批人在菜单栏中点击借阅管理-借阅审批。

2.查看申请列表：系统显示待审批的借阅申请列表。

3.审批申请：点击申请记录的审批按钮，选择通过或拒绝，并填写审批意见。

4.提交审批结果：点击提交按钮，系统会将审批结果反馈给申请人。

借阅记录查询

1.进入查询页面：在菜单栏中点击借阅管理-借阅记录查询。

2.设置查询条件：可按借阅人、档案名称、借阅时间等条件进行查询。

3.执行查询：点击查询按钮，系统显示符合条件的借阅记录列表。

六、审批管理

审批流程设置

1.进入设置页面：在菜单栏中点击审批管理-审批流程设置。

2.添加流程：点击添加流程按钮，输入流程名称、描述等信息，设置审批节点和对应的审批人。

3.保存流程：设置完毕后，点击保存按钮。

4.修改流程：选中要修改的流程，点击修改流程按钮，进行相应修改后保存。

5.删除流程：选中要删除的流程，点击删除流程按钮，系统会提示确认，确认后即可删除。

审批任务处理

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