档案管理与整理讲座终稿.doc

人事档案管理和整理相关知识及实际操作 一、人事档案管理体制、机构和职责 （一）人事档案管理体制： 人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制，县以上（含县）机关、单位的档案要按照档案管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其档案由上一级单位管理。档案被纳入综合管理室管理的单位，其档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。 （二）人事档案工作机构： 县以上（含县）的组织单位、人事部门，应建立相应的档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职档案管理人员，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或者相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以档案工作为主的兼职工作人员。 （三）人事档案管理部门的职责： 1、保管人事档案，为国家积累档案史料； 2、收集、鉴别和整理人事档案材料; 3、办理人事档案的查阅、借阅、转递和统计； 4、登记职务、工资的变动情况； 5、为有关部门提供人员的情况； 6、做好人事档案的安全、保密保护工作； 7、调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案业务建设和业务指导； 8、推广、应用人事档案现代化管理技术； 9、定期向档案馆（室）移交死亡的档案； 10、办理其他有关事项。 二、人事档案的管理范围 （一）在职人员档案的管理： 1、在职人员档案的管理，按照管理体制集中或者相对集中由单位管理； 2、部队人员兼任地方职务的，其档案正本由军队保管。地方人员兼任部队职务的，其档案正本由地方保管； 3、档案管理人员及其在本管理范围的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。 （二）退（离）休人员档案的管理： 退（离）休人员，其档案扔由原档案管理部门保管。 （三）死亡人员档案的管理： 死亡人员的档案，其档案由原管理部门保管五年后，省直单位的，移交省档案馆保存；地市以下单位的，移交同级档案馆保存。 （四）其他人员档案的管理： 1、员工辞职、辞退、自动离职、解聘后，未就业的其档案仍由原管理部门保管。另就业的，其档案转至有关的人事档案管理部门或人事部门所属的人才流动服务中心保管，不得转给民办单位保管； 2、员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理部门保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门保管； 3、对出国不归、失踪、逃亡人员的档案，由原管理部门保管。 三、人事档案材料的收集、鉴别与归档 （一）人事档案材料的收集： 为了使人事档案能够适应人事工作的需要，要经常通过有关部门收集人事任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反应员工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。 1、收集归档的范围：这一点在我们的日常生活中非常重要，当收到一本档案如何进行审档，档案中都应该具备哪些材料，哪些是必不可少、不可或缺的材料，收集归档的范围将在第四点档案整理时详细给大家讲解，在这里我先给大家讲一下必须具备的材料有哪些。档案内必须具备的材料：1.首先必须有完整的学籍档案，一套完整的学籍档案至少由报考登记表（报考书）、学习成绩单（卡）、毕业生（学员结业）登记表三部分组成。统招的大中专毕业生要有毕业生就业通知书和报到证，成人教育的档案需具备学历鉴定证明。留学人员档案必须有教育部留学服务中心开具的学历学位认证书。 2.在职人员（从国有企事业单位出来的，并且确定身份的档案）必须有招工表或职工定级表，历年工资变动审批表，及从原单位出来手续（调动表、辞职辞退表、解聘表）。 3.退役士兵须有应征入伍批准表，退役登记表，转业士官须有转业审批表。 4.如党员应有完整的党员档案。 （1）人事调配（转业安置）、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表（如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料，退（离）休审批表和军队转业干部审批表； （2）录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表、聘用人员合同书、政审（考核）材料、续聘审批表、解聘辞职材料; （3)办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料； （4）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料； （5）办理职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料； （6）国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表