档案管理制度整理版.doc

技术档案管理制度 根据《中华人民共和国档案法》，为进一步加强企业档案管理，有效地开展档案信息开发利用工作，全面提高企业综合素质，结合本公司的实际情况，特制订我公司档案管理制度。 第一章 概述 1、为了规范公司技术档案管理，统一档案的管理标准，形成齐全、完整、准确、系统的工程项目档案，结合本公司现场施工及档案管理的实际情况，特制定本管理制度。 2、公司技术档案是指相关职能部门在施工、质量、设备、基建等工程建设过程中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的材料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。 3、公司设立档案管理室，并配备专职人员管理，档案管理室在技术负责人的直接领导下，集中统一管理全公司的施工、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 4、公司相关职能部门要把技术档案工作纳入本部门的基本工作范畴，保证本部门的技术文件材料的积累，并按归档制度要求收集、整理、及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。 第二章 档案管理室任务和管理人员职责 1、档案管理室的任务 1.1集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。 1.2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。 1.3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。 2、管理人员的职责 2.1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。 2.2 科学的管理公司技术档案，承办技术资料档案的接受、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。 2.3 遵守公司保密制度，做好技术档案安全工作，严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。 2.4 保持档案室内整洁、卫生，对破损和变质的档案要及时提出修补和提出复制，保证技术档案的完整性。 第三章 技术档案的归档范围及保管期限 1、技术档案范围： 1.1、 招投标文件（应含招标文件、招标答疑、补充文件、投标文件） 1.2、 中标通知书 1.3、 工程施工合同、协议书（应含合同变更、补充合同、施工准备协议、零星项目施工协议） 1.4、 开工报告（应含开工报审表，延期开工报告及回执，延期开工的原因，理由及工程师延期开工的答复） 1.5、 图纸会审记录，技术交底记录 1.6、 监理申报表（应含施工测量报验单、工序质量报验单等） 1.7、 施工组织设计（施工方案） 1.8、 技术交底记录，隐蔽工程验收记录，主体结构中间验收记录、分部、分项工程质量评定表，单位工程综合评定表 1.9、 甲、乙双方往来书信函件、现场签证单、备忘录、设计变更（不论是何要求的变更，均应有业主、设计、监理和项目负责人在文件上签字） 1.10、 现场会议纪要（在现场定期或不定期召开的工程协调会都应形成会议纪要，要求与会的业主、设计、监理、总包方等在纪要上签字，会议纪要应编号） 1.11、 施工进度计划及报审表、施工进度调整计划报审表、变更工期报审表 1.12、 工程预付款申请、工程进度款申请、索赔申请表 1.13、 原材料及构件出厂合格证、材料复试单、钢材焊接试验报告、混凝土、砂浆试块试验报告及配合比通知单 1.14、施工日记（主要记录当日施工进度、材料进退场及耗用情况、劳务队伍安排情况、机械设备进退场情况、上级来人检查的意见、指示、发生的事故及处理意见、天气情况等，应指定专业人每天如实记录） 1.15、 竣工报告、竣工验收证明单、交工验收记录 1.16、 竣工资料移交清册，竣工图（含建筑竣工图、结构竣工图、变更图不能作为竣工图，应放在相对应的设计变更后面 1.17、 工程结算审计报告、结算书、结算工料分析 1.18、 重大质量事故报告和处理方案（如有重大安全、质量事故发生，应写明事故原因、处理意见、方案、整改措施、有关事故现场的照片、调查报告等） 1.19、 施工技术总结，工程声像文件等信息资料 1.20、 回访保修单（在保修期内发生的维修情况必须详细填写） 2、归档手续： 凡归档的科技文件材料必须进行系统整理，组成完整的保管单位（卷、盒、盘），归档必须填写交接清单一式二份，交档案室（档案分室）保管。 3、归档分数： 一般档案材料归档一份，重要的使用频率高的要归档二份，工程技术档案除省、市优质工程及五千平方米以上工程项目交公司档案室保管外，其他由各档案室分室保管。