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合同签订审核管理制度

总则

一、目的

为规范公司合同签订与审核流程，明确各部门及相关人员的职责，降低合同风险，保障公司的合法权益，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等。

三、管理原则

1.合法性原则：合同的签订与审核必须符合国家法律法规、公司规章制度及相关政策的要求。

2.审慎性原则：对合同的条款、内容进行审慎审查，确保合同的公平、合理、可行。

3.权责明确原则：明确各部门及相关人员在合同签订与审核过程中的职责与权限，避免职责不清或推诿扯皮。

4.保密原则：对合同涉及的商业秘密、技术秘密等进行严格保密，防止信息泄露。

四、合同签订与审核的组织架构

1.公司设立合同签订审核领导小组，由总经理担任组长，分管副总经理、法务部经理、财务部经理、各业务部门负责人为成员。领导小组负责对重大合同的签订与审核进行决策和监督。

2.法务部为合同签订审核的归口管理部门，负责合同的起草、审核、备案等日常管理工作。各业务部门负责本部门合同的前期洽谈、起草等工作，并配合法务部进行审核。财务部负责合同的财务条款审核及合同履行的财务监督工作。

五、合同签订前的准备工作

1.业务部门在与外部单位或个人进行合同洽谈前，应充分了解对方的基本情况、信用状况、履约能力等信息，必要时可进行背景调查。

2.业务部门应根据合同的具体内容，明确合同的标的、数量、质量、价格、付款方式、交货期限、违约责任等主要条款，并形成书面的合同草案。

3.合同草案起草完成后，应由业务部门负责人进行初审，并签署初审意见。初审意见应包括对合同草案的基本评价、存在的问题及建议等内容。

合同的审核流程

一、内部审核

1.法务部审核

（1）法务部收到合同草案后，应及时安排专人进行审核。审核人员应具备扎实的法律专业知识和丰富的合同审核经验，对合同的合法性、合规性、公平性进行全面审查。

（2）审核内容包括但不限于：合同主体是否适格、合同条款是否完整、明确、具体，是否存在歧义或漏洞，合同的权利义务是否对等，是否符合法律法规及公司规章制度的要求等。

（3）审核人员应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，同时应说明审核的依据和理由。

（4）对于重大合同或复杂合同，法务部可组织相关部门进行会审，共同对合同进行审核。会审人员应包括法务部、财务部、业务部门等相关人员，会审意见应作为合同审核的重要依据。

2.财务部审核

财务部收到合同草案后，应重点审核合同的财务条款，包括付款方式、价款支付条件、发票开具等内容。审核人员应根据公司的财务管理制度，对合同的财务条款进行审查，确保合同的财务风险可控。

财务部审核意见应明确指出合同财务条款存在的问题及修改建议，同时应说明审核的依据和理由。

二、外部审核

对于一些涉及重大利益或法律风险较高的合同，如战略合作协议、重大投资合同等，公司可聘请外部律师或专业机构进行审核。外部审核意见应作为合同审核的重要参考依据，法务部应根据外部审核意见对合同进行进一步修改和完善。

三、审核意见的反馈与修改

1.法务部将审核意见反馈给业务部门，业务部门应根据审核意见对合同草案进行修改和完善，并将修改后的合同草案再次提交法务部审核。

2.业务部门在修改合同草案时，应充分考虑审核意见的合理性和可行性，不得随意更改合同的主要条款或规避审核意见。

3.法务部对修改后的合同草案进行再次审核，如审核通过，则将合同草案提交合同签订审核领导小组审批；如审核仍未通过，则继续要求业务部门进行修改，直至审核通过为止。

合同的签订与备案

一、合同的签订

1.经审核通过的合同，应由合同签订审核领导小组组长或其授权的人员进行签订。签订合同应严格按照合同草案的内容进行，不得擅自更改合同条款。

2.合同签订时，应使用公司统一的合同文本，并加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司的印章管理制度进行管理，确保印章的安全和使用的合法性。

3.对于一些特殊情况下需要先履行合同义务后签订合同的，应经合同签订审核领导小组批准，并在合同签订后及时补办合同签订手续。

二、合同的备案

1.合同签订后，业务部门应将合同原件及相关资料提交法务部备案。备案资料应包括合同文本、审核意见、签订审批文件等。

2.法务部应将备案的合同进行分类、编号，并建立合同档案。合同档案应包括合同的基本信息、审核意见、签订审批文件、履行情况等内容，以便于合同的管理和查询。

合同的履行与监督

一、合同的履行

1.业务部门应按照合同的约定，认