商品样品发放管理制度.docx

商品样品发放管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司商品样品的发放流程，确保样品发放的合理性、准确性和安全性，有效控制成本，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有涉及商品样品发放的部门和人员。

3.基本原则

按需发放原则：样品发放应基于业务需求，确保发放的样品能够满足工作需要，避免不必要的浪费。

规范流程原则：严格遵循规定的发放流程，确保每个环节都有明确的操作要求和责任人，保证发放过程的严谨性。

记录清晰原则：对样品发放的相关信息进行详细记录，以便于查询、统计和追溯。

成本控制原则：在保证业务正常开展的前提下，合理控制样品发放成本，提高资源利用效率。

二、样品分类及用途

1.产品展示样品

用于公司展厅、展会、商务洽谈等场合，向客户直观展示公司产品的外观、功能、特点等，促进产品销售。

2.市场调研样品

提供给市场调研机构或相关部门，用于收集市场反馈、了解客户需求、分析竞争对手产品等，为公司产品研发、市场策略调整提供依据。

3.质量检测样品

送交给质量检测部门或第三方检测机构，进行产品质量检验、性能测试等，确保产品符合相关标准和要求。

4.内部培训样品

供公司内部培训使用，帮助员工熟悉产品知识、掌握操作技能，提高员工业务水平。

三、样品发放流程

1.申请

部门需求：各部门因工作需要发放商品样品时，由经办人填写《商品样品发放申请表》（以下简称“申请表”），详细注明样品名称、规格型号、数量、用途、预计归还时间（如有）等信息。

审批层级：申请表经部门负责人审核签字后，根据发放样品的价值和重要性，分别提交至相关领导审批。一般样品由部门分管领导审批；贵重或重要样品需经总经理审批。

2.发放

仓库核对：申请表审批通过后，经办人将申请表交至仓库管理部门。仓库管理人员根据申请表内容，对库存样品进行核对，确认有足够数量且规格型号相符后，办理样品出库手续。

交接签字：仓库管理人员与经办人在样品发放清单上签字确认，清单一式两份，双方各执一份。发放清单应详细记录样品名称、规格型号、数量、发放时间、发放人、领取人等信息。

3.使用与归还

使用要求：领取样品的部门或人员应按照申请用途合理使用样品，不得擅自改变用途或转借他人。在使用过程中，要妥善保管样品，避免损坏、丢失。

归还规定：对于有归还要求的样品，领取人应在预计归还时间前将样品完好无损地归还至仓库。仓库管理人员在收到归还样品后，应进行认真核对，确认无误后在发放清单上注明归还时间，并办理入库手续。如发现样品有损坏或丢失，领取人应照价赔偿。

4.特殊情况处理

无法归还：如因特殊原因导致样品无法按时归还或无法归还的，领取人应及时向仓库管理部门说明情况，并提交书面报告，经相关领导审批后，按照规定进行处理。

样品损坏：在使用过程中如发现样品损坏，领取人应立即停止使用，并及时向仓库管理部门报告。仓库管理部门会同相关部门对损坏原因进行调查，如因领取人故意或重大过失导致损坏的，领取人应照价赔偿；如因不可抗力等非人为因素导致损坏的，经相关领导审批后，可根据实际情况进行处理。

四、样品库存管理

1.库存盘点

定期盘点：仓库管理部门应定期对商品样品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后，编制《商品样品盘点报告》，详细记录盘点结果。

不定期抽查：公司财务部门或审计部门有权不定期对样品库存进行抽查，以核实库存情况的真实性和准确性。

2.库存调整

盘盈处理：如盘点发现样品库存数量多于账面记录数量，仓库管理部门应查明原因，并编制《库存盘盈报告》，经相关领导审批后，调整库存账目。

盘亏处理：如盘点发现样品库存数量少于账面记录数量，仓库管理部门应及时调查原因。属于正常损耗的，经相关领导审批后，调整库存账目；属于人为原因造成的损失，应追究相关责任人的责任，并要求其照价赔偿。

五、样品成本核算与控制

1.成本核算

核算范围：商品样品的成本核算包括样品的采购成本、运输成本、仓储成本等直接成本，以及与样品发放相关的管理费用等间接成本。

核算方法：财务部门按照权责发生制原则，定期对样品成本进行核算，准确计算样品的总成本和单位成本。

2.成本控制

预算管理：公司根据年度业务计划和样品发放需求，制定样品成本预算。各部门在申请样品发放时，应严格控制在预算范围内。如因特殊情况需要超出预算的，应提前提交预算调整申请，经相关领导审批后执行。

优化流程：通过优化样品发放流程，减少不必要的环节和手续，提高工作效率，降低运营成本。例如，合理规划样品库存，避免库存积压或缺货；加强与供应商的沟通与合作，争取更优惠的采购价格等。

六、监督与考核

1