文件与档案管理办法及流程规定.doc

文件与档案管理办法及流程规定

TOC\o1-2\h\u19934第一章文件与档案管理的总则 1

180071.1目的与适用范围 1

42761.2管理原则与职责 1

11890第二章文件的分类与编号 2

220512.1文件分类标准 2

138252.2文件编号规则 2

17543第三章文件的形成与收集 2

137653.1文件形成要求 2

220273.2文件收集流程 2

31209第四章文件的整理与归档 2

77304.1文件整理规范 2

265874.2文件归档程序 3

29891第五章档案的保管与利用 3

102615.1档案保管条件 3

309615.2档案利用规定 3

6931第六章档案的鉴定与销毁 3

140766.1档案鉴定标准 3

232996.2档案销毁流程 3

19355第七章档案的信息化管理 4

225187.1信息化建设要求 4

317267.2信息安全保障 4

19099第八章附则 4

117228.1解释权与修订权 4

229848.2生效日期与相关衔接 4

第一章文件与档案管理的总则

1.1目的与适用范围

文件与档案管理的目的在于保证各类文件和档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高文件与档案的利用效率，为企业的经营管理提供有力的支持。本办法适用于企业内部各类文件和档案的管理，包括行政管理文件、业务文件、财务文件、人事文件等。

1.2管理原则与职责

文件与档案管理应遵循集中统一管理、分类保管、便于利用的原则。企业应设立专门的文件与档案管理部门，负责文件与档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。各部门应指定专人负责本部门文件的形成、收集和整理工作，并按时向文件与档案管理部门移交。文件与档案管理部门的职责包括制定文件与档案管理制度、规范文件与档案管理流程、监督文件与档案管理工作的执行情况等。

第二章文件的分类与编号

2.1文件分类标准

文件按照内容和性质分为行政管理类文件、业务类文件、财务类文件、人事类文件等。行政管理类文件包括企业的规章制度、会议纪要、通知公告等；业务类文件包括项目合同、业务报告、市场调研报告等；财务类文件包括财务报表、审计报告、报销凭证等；人事类文件包括员工档案、劳动合同、培训记录等。

2.2文件编号规则

文件编号应按照一定的规则进行编制，保证文件编号的唯一性和可识别性。文件编号由部门代码、文件类型代码、年份和流水号组成。例如，行政管理部门的一份通知文件，编号为XZGLTZ2023001，其中XZGL为行政管理部门代码，TZ为通知文件类型代码，2023为年份，001为流水号。

第三章文件的形成与收集

3.1文件形成要求

文件的形成应符合企业的规章制度和业务流程要求，内容真实、准确、完整，格式规范。文件的起草人应认真核对文件内容，保证文件的质量。文件的审核人应严格审核文件的内容和格式，保证文件符合企业的要求。文件的批准人应根据企业的授权，对文件进行批准。

3.2文件收集流程

各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的文件收集整理后，移交至文件与档案管理部门。文件与档案管理部门应对移交的文件进行核对和验收，保证文件的完整性和准确性。对于不符合要求的文件，应要求相关部门进行整改。文件收集完成后，应及时进行登记和归档。

第四章文件的整理与归档

4.1文件整理规范

文件整理应按照分类标准进行，将同一类文件按照时间顺序或重要程度进行排列。文件整理时，应去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补，对大小不一的文件进行折叠或装订。文件整理完成后，应填写文件目录，注明文件的编号、标题、日期、页数等信息。

4.2文件归档程序

文件归档应按照规定的时间和程序进行。文件与档案管理部门应根据文件的分类和编号，将整理好的文件存入相应的档案盒中，并在档案盒上注明档案的类别、编号、起止时间等信息。归档完成后，应及时更新档案目录，保证档案信息的准确性和完整性。

第五章档案的保管与利用

5.1档案保管条件

档案保管应具备良好的保管条件，包括专用的档案库房、档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行通风和清洁。档案柜应按照档案的分类和编号进行排列，便于查找和利用。

5.2档案利用规定

档案的利用应遵循严格的规定。内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。外部单位查阅档案时，需提供相关证明材料，并经企业领导批准后，方可查阅。档案利用者应遵守档案管理的规定，不得损坏、涂改、转借档案。

第六章