文件与档案管理办法及流程规范.doc

文件与档案管理办法及流程规范

TOC\o1-2\h\u19947第一章文件与档案管理概述 1

282321.1文件与档案的定义和分类 1

101971.2文件与档案管理的重要性和目标 1

9840第二章文件的形成与收集 2

305412.1文件的形成流程 2

295322.2文件的收集方法 2

29993第三章文件的整理与归档 2

20563.1文件的整理规范 2

225373.2文件的归档流程 2

6617第四章档案的分类与编号 2

71384.1档案的分类原则 2

267634.2档案的编号方法 3

20142第五章档案的保管与存储 3

109115.1档案的保管要求 3

214255.2档案的存储设施 3

10748第六章档案的利用与查阅 3

230436.1档案的利用流程 3

314646.2档案的查阅规定 3

26678第七章档案的销毁与处置 3

183137.1档案的销毁程序 3

118527.2档案的处置方式 4

15487第八章文件与档案管理的监督与检查 4

62458.1监督与检查的内容 4

182758.2监督与检查的方法 4

第一章文件与档案管理概述

1.1文件与档案的定义和分类

文件是指在各项活动中形成的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件等。根据内容和用途的不同，文件可分为行政文件、业务文件、财务文件等。档案是具有保存价值的文件，经过整理和归档后形成。档案按照内容可分为人事档案、财务档案、技术档案等；按照保存期限可分为永久档案、长期档案和短期档案。

1.2文件与档案管理的重要性和目标

文件与档案管理对于企业和组织的正常运转具有重要意义。它有助于保证信息的完整性和准确性，为决策提供依据。通过有效的管理，可以提高工作效率，减少重复劳动。文件与档案管理的目标是保证文件和档案的安全、完整、便于查阅和利用，同时符合相关法律法规和规章制度的要求。

第二章文件的形成与收集

2.1文件的形成流程

文件的形成通常经过以下步骤：根据工作需要确定文件的主题和内容。由相关人员进行起草，在起草过程中要注意语言表达的准确性和规范性。起草完成后，进行审核，审核人员要对文件的内容、格式等进行仔细检查，保证文件符合要求。审核通过后，文件进行签发，由具有相应权限的人员签署发布。文件进行编号和登记，以便进行管理和查询。

2.2文件的收集方法

文件的收集应遵循全面、及时、准确的原则。可以通过多种途径进行收集，如定期向各部门收集文件、在重要会议和活动中现场收集文件、从外部单位接收相关文件等。收集文件时，要对文件的完整性进行检查，保证文件的附件齐全。同时要对收集到的文件进行登记，记录文件的来源、名称、编号等信息。

第三章文件的整理与归档

3.1文件的整理规范

文件整理应按照一定的规范进行。对文件进行分类，根据文件的内容和性质将其归入相应的类别。对文件进行编号，保证编号的唯一性和系统性。在整理文件时，要注意文件的排列顺序，按照时间、重要程度等因素进行排列。同时要对文件进行装订或装盒，以便保存和管理。

3.2文件的归档流程

文件归档是将整理好的文件移交到档案部门进行保存的过程。归档前，要填写归档清单，详细列出归档文件的名称、编号、日期等信息。将文件移交到档案部门，档案部门对归档文件进行审核，保证文件的完整性和准确性。审核通过后，档案部门将文件进行分类存放，并建立相应的档案目录。

第四章档案的分类与编号

4.1档案的分类原则

档案分类应遵循科学性、系统性、实用性的原则。根据档案的内容、性质和形成部门等因素进行分类，保证分类的合理性和可操作性。分类时要注意保持类别的稳定性，避免频繁调整。同时要考虑到档案的利用需求，使分类便于查找和利用。

4.2档案的编号方法

档案编号是为了便于管理和查找档案而进行的标识。编号方法应简洁明了、易于识别。可以采用分类号和顺序号相结合的方式进行编号，分类号表示档案的类别，顺序号表示档案在该类别中的顺序。编号要具有唯一性，避免重复。

第五章档案的保管与存储

5.1档案的保管要求

档案保管要保证档案的安全和完整。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证档案不受自然和人为因素的损害。要对档案库房进行定期检查，发觉问题及时处理。同时要对档案进行定期清理和核对，保证档案的数量和内容与档案目录一致。

5.2档案的存储设施

档案存储设施应符合档案保管的要求。可以采用档案柜、密集架等设备进行存储，根据档案的数量和类型选择合适的存储设备。存储设备要摆放整齐，便于查找和管理。同时要注意存储设备的维护和保养