浅析高校财务网上报销现存问题及优化对策.docx

浅析高校财务网上报销现存问题及优化对策

中图分类号：F233

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）07-061-02

一、蚌埠医科大学传统报销模式转变的必要性

二、财务网络报销现行流程、现存问题及其原因剖析

蚌埠医科大学目前在运行的一套常规的财务网报流程如下：（1）报销经办人在网报系统内根据其选择的业务类型分别录入报销单据，如差旅费单据、日常报销单据、内部转账单据，经相关人员审批同意后打印生成单据号的报销封面，然后将纸质票据附在封面后；（2）报销经办人携带整理好的报销单据前往财务处进行现场审核与报销；（3）财务出纳人员根据已复核的报销单据进行网银转账和公务卡还款。首先，报销经办人需在系统内录入报销单据，这是报销工作的起点。他们会使用电脑登录网报系统，报销经办人在录入单据时需要根据不同的报销类型进行填写，包括日常报销、借款、差旅报销、劳务费报销等等。所有的填报工作均须在财务网报系统上完成。在填报之前，报销经办人可以阅读财务处提供的网络版或纸质版报销指南和手册。填报完成后，电子报销单据会根据网报系统预先设定的审批流程自动推送到下一审批人，涉及到的下一审批人会在网报系统的每个流程节点进行审批，系统内会显示审批记录与时间。同时，财务网报系统也会实时显示流程状态，直至最后审批人审批后，所报销的单据会生成单据号，报销人可以把生成单据号的封面打印出来，附在纸质版销单据上并将完整的报销材料交给财务审核制单人员。财务工作人员会即时接收、审核并制作单据，然后将其交给财务复核人员。最后，经过复核后的单据会交给财务出纳人员，用于资金支付。

二是报销单据交至财务处后，经办人等待的报销业务处理时间较长。当报销经办人在网络报销系统填报录入完生成单据号后，财务审核人员会在一定时间内审核完单据，但有的报销经办人并不会及时的登录网报系统查看审批进度，当报销经办人在网报系统查询到单据已审核时会把审核后的单据交至财务处指定接单人员处，然后就处于等待单据处理的状态，报销人无法知晓单据是处于制单状态还是资金支付状态。当纸质单据存在问题时只能被动地等待财务人员通知，修改问题单据还需浪费大量的时间精力。导致报销效率得不到明显提升。

三是财务审核人员与报销人员信息不对称，相互沟通所需成本较高。在实际报销业务中，教师和学生通常是主要的报销经办人。然而，他们的主要承担的任务是是教学科研以及学习，因此对于财务政策和制度可能并不熟悉。因此，为了顺利完成报销流程，他们需要花费本职工作以外的时间和精力去学习和适应新系统，这无疑会增加他们大量的工作负担，容易造成他们内心的抵触情绪。这种情况会导致报销的纸质材料存在遗漏、缺少经办验收、黏贴发票复印件等问题。

四是资金支付时间较长。当财务人员完成审核制单业务后，纸质单据会交至出纳人员处进行资金支付，资金支付方式分为公务卡还款和网银转账两种类型，目前两种资金支付方式的人工操作步骤较多，工作量较大，资金到账时间较长，有一定的出错率。不仅增加了财务人员的工作量，也导致了报销经办人员等待时间较长，降低了财务工作效率。

五是网络报销系统录入渠道单一。网报系统开始上线之初，报销经办人受系统限制只能在校内PC端录入报销单据，无法在手机或PAD等移动用户端进行录入。移动用户端只能查看是否审批、是否退单等功能，这种情况给网上报销系统带来了一些问题，比如移动灵活性差和报销渠道单一。这一定程度上影响了广大师生的报销满意度和体验。

三、解决高校财务网络报销问题的优化策略

为有效解决上述问题，笔者着眼于网络报销的整体流程，从网报系统培训、网报系统短信通知功能、智能化提示功能和反馈机制、银校互联系统对接、增加网报录入渠道五个方面做出改进措施，进一步优化网报流程。

二是整理网络报销的步骤，通过系统短信通知的功能建立问题反馈机制。报销经办人在录入单据时会录入自己的联系方式，当财务人员审核单据时，如果该份单据存在问题，审核人可以在存疑或退回的对话框写明具体的问题和修改意见，然后反馈给具体的报销经办人，报销经办人在收到短信通知时会第一时间知晓所报销单据存在的问题，并根据意见整改。如果报销单据不存在问题，财务人员在审核制单后，报销经办人同时会收到该份单据已制单的消息，同样，在资金支付成功后报销人也会收到短信提醒，因此，在财务网报系统中加入短信通知功能可以实现即时向报销经办人反馈问题和单据状态信息的目的。这样，报销经办人就能根据不同情况及时修正报销单据，并迅速了解单据状态。这项改进将大大减少报销经办人等待到账的时间，提高线上报销的效率，并提高全校师生的报销满意度。

三是把智能化提示和相关校验功能模块集成到网报系统内，可以使线上报销的规范性和准确度得到一定程度的提高，并减少相互沟通的工作量。报销经办人一般由于教学科研活动需求而进行报销，但他们对财务政策、制度和相关规