采购和应付账款控制课件.ppt

.案例點評：1職工素質控制2崗位責任制和崗位輪換制3公司開方、透明採購管道，建立供應商資料系統，實施比價管理4加強監督體系採購和應付賬款控制

採購的定義採購就是購買生產和生活所需的物資，其過程包括提出採購需求、選定供應商、談妥價格、確定交貨及相關條件、簽訂合同並按要求收貨付款的過程。採購和應付賬款業務採購計畫採購驗收應付賬款處理會計記錄付款處理應付賬款處理付款處理應付賬款處理付款處理驗收應付賬款處理付款處理驗收應付賬款處理一、材料採購成本在企業經營中占很大比重，且在很多行業有上升趨勢。◆極端例子：①石油精練業，原材料成本占銷售額的80%；②制藥業，原材料成本還不到30%。採購管理的意義二、降低原材料成本是增加利潤的基本途徑。如：某企業今年的銷售額為1億元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，稅前利潤為10%。該企業希望明年的稅前利潤能增加1百萬，即從現有的1千萬增加到1千1百萬。有以下三種途徑：基本途徑現狀改變幅度1、增加銷售額1千萬2、人工成本降低1百萬3、物料成本降低1百萬1千萬/1億=10%1百萬/1千5百萬=7%1百萬/6千萬=2%主要控制內容一職務分離制度1採購需要申請必須由生產、銷售等部門提出，具體採購任務由採購部門完成2貨物採購人不能同時負責貨物的驗收工作，以防止採購人員收受客戶的賄賂，購買偽劣材料影響企業生產乃至整體利益付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務貨物的採購、保管人不能擔任賬務記錄工作，防止繞過驗單，減少誤記貨物數量和金額的可能性5付款的審核人應同付款執行人職務分離6記錄應付賬款的人不能同時擔任付款職務2貨物和勞務請購制度請購單的提出：生產部門根據生產計畫提出材料保管員比較庫存數後同意3材料保管部門也可在庫存降到最低存量時提出請購單的審批：1採購人員檢查該項採購是否在執行後又被重新提出，以及是否存在其他不合理的請購品種和價格。並對採購資金進行估算2經採購人員同意的請購單交資金預算人員進行審批臨時性物品的採購需要通常由使用者提出而不是經過倉儲部門，由於這種需要很難列入計畫中去，因此，請購單要詳細說明採購的目的和用途，請購單須經使用者的部門主管審批同意並經預算負責人同意簽字3訂貨控制制度應訂購多少向誰發出購貨訂單何時發出購貨訂單選擇供應商一般要考慮的條件1、設備能力2、品質保證3、財務狀況4、成本結構5、供應商的價值分析開展情況6、生產作業計畫與控制7、合同執行情況4購入貨物的驗收制度收貨部門的控制責任主要在收到貨物的數量和品質方面，應根據購貨訂單的品質和數量要求獨立地檢驗收到的貨物1對數量的檢驗2對質量的檢驗5退貨和折讓的控制制度由於退貨和折讓要求的提出和由此產生的調整大多屬於非常規的、各具特點和偶然發生的事件，因此很難制定出適合於各種退貨和折讓業務的控制辦法。為了彌補這方面的不足，可以設置專人定期向企業中各方面的人員進行調查以審查有關退貨或折讓發生後，各項記錄的合理性6應付賬款的控制（1）應付賬款的記錄必須由獨立於請購、採購、驗收、付款的職員來進行，以保證採購環節中的控制得到有效的實施，防止錯誤和欺詐行為的發生（2）應付賬款的入賬還必須取得和審核各種必要的憑證之後才能進行，這些憑證主要是供應商的發票，以及為核對發票的正確性的其他憑證（3）必須分別設置應付賬款的總賬戶和明細賬（4）對於享有折扣的交易，應將發票金額扣除折扣的金額後登記應付賬款，防止日後付款時有人貪污折扣（5）每月月末來自供應商的對帳單必須同應付賬款明細賬餘額核對，這項工作應由財務經理或由其授權的、獨立於應付賬款明細賬的職員來辦理。7付款控制制度（1）防止未核准的款項被支付付款人應檢查付款憑證和是否經授權人批准，任何付款都必須經財務經理簽字批准，其次應審查支付款項是否具備與該款項有關並已得到審核認可的收貨報告單對現金支付的交易對支票付款的交易（2）所有已確認的負債都應及時支付，以獲得現金折扣的好處，同時加強同供應商的良好關係並維持企業的信用（3）正確的付款和記錄案例1蒙達終於不蒙冤據2001年3月9日的《新民晚報》報導，1