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企业职工档案管理实务培训课件
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目录
CATALOGUE
01
档案管理基础知识
02
建档操作流程规范
03
电子档案管理系统
04
档案安全保密管理
05
档案审核更新机制
06
档案应用场景实务
01
档案管理基础知识
职工档案定义
职工档案是记录企业职工个人基本信息、工作经历、教育培训、薪酬福利等方面情况的重要载体。
核心价值
职工档案是企业人力资源管理的核心组成部分，具有凭证、参考和保存价值，有助于企业规范用工行为，维护职工合法权益。
职工档案定义与核心价值
根据企业实际情况和档案管理需要，可将职工档案分为正式档案和临时档案，或按部门、岗位等分类管理。
档案分类
职工档案主要包括个人基本信息、学历及职称、工作经历、薪酬福利、教育培训、奖惩记录等要素。
组成要素
档案分类与组成要素
档案管理法规依据
管理制度
企业应建立完善的职工档案管理制度，明确档案管理的责任、流程、方法和要求，确保档案管理的规范化和标准化。
法规依据
企业职工档案管理应遵循《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，确保档案的合法性、完整性和安全性。
02
建档操作流程规范
个人信息表
包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号、学历、婚姻状况、紧急联系人等。
入职登记表
记录员工入职时间、岗位、试用期、转正时间、合同期限等。
教育培训记录
记录员工参加的培训课程、时间、地点、成绩等。
薪资福利记录
记录员工薪资、福利、奖金、社保、公积金等。
新员工建档标准模板
对收集的员工信息进行核实，确保信息真实可靠。
确保员工提供的资料齐全，如身份证、学历证书、资格证书等。
收集的资料需在有效期内，如身份证需在有效期内，合同需为最新签订版本。
对收集的员工信息进行保密，避免泄露员工个人隐私。
材料收集与核验要点
材料真实性
材料完整性
材料时效性
保密性要求
档案编码与归档细则
编码规则
制定员工档案编码规则，确保档案唯一性和易查询性。
归档流程
明确员工档案的归档流程，包括归档时间、归档位置、归档人员等。
档案安全
加强档案安全管理，防止档案丢失、损坏或非法访问。
档案利用
建立档案利用制度，规定档案查阅、借阅、复印等操作流程。
03
电子档案管理系统
数字化建档操作指引
扫描文件
采用高速扫描仪将纸质档案转化为数字图像，确保档案信息的准确性。
数据录入
将扫描的图像文件进行OCR识别，转化为可编辑的文本格式，便于检索和利用。
档案分类
根据企业档案管理制度和规定，对数字档案进行合理分类和归档。
权限设置
为不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全和隐私。
系统常见问题处理
检查文件格式是否正确，或尝试使用其他软件打开。
档案无法打开
检查关键词拼写是否正确，或尝试使用更通用的词汇进行搜索。
及时联系系统维护人员进行修复，确保档案管理系统的正常运行。
搜索关键字无法匹配
从回收站中恢复，或联系系统管理员进行数据恢复。
档案被误删除
01
02
04
03
系统崩溃或故障
数据迁移
根据企业业务发展需要，制定数据迁移计划，将旧系统中的数据迁移到新系统中。
数据迁移与备份策略
01
数据备份
定期对档案管理系统进行数据备份，防止数据丢失和系统崩溃。
02
备份存储
将备份数据存储在安全可靠的地方，如外部硬盘、云存储等。
03
备份恢复测试
定期进行备份恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。
04
04
档案安全保密管理
权限划分
根据岗位职责和工作内容，将档案访问权限划分为不同的级别，如管理员、审核员、查询员等。
权限监控
对档案的使用情况进行实时监控，记录档案的访问时间、访问人员、操作内容等信息，及时发现潜在的安全隐患。
权限调整
根据工作需要和人员变动情况，适时调整档案访问权限，确保档案的安全和保密。
权限审批
任何对档案的访问、修改、删除等操作，均需经过严格的审批流程，确保权限的合理使用。
权限分级控制机制
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档案存储
设置专门的档案存储区域，确保档案的安全和保密，同时加强档案存储环境的温湿度控制，防止档案霉变、虫蛀等。
对档案的借阅进行登记和审批，确保借阅人在规定的时间内归还档案，防止档案丢失和泄密。
对档案的复制进行严格控制，任何复制行为必须经过审批，并在复制的档案上加盖复制章，防止档案被非法复制。
对不再需要的档案进行定期销毁，销毁过程需经过审批，并由两人以上共同监督，防止有价值的档案被误销。
纸质档案防泄密措施
档案复制
档案借阅
档案销毁
应急预案与处置流程
应急预案制定
01
制定完善的档案安全应急预案，明确应急处理的组织、职责、流程和措施，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对档案安全事件。
应急培训与演练
02
定期组织档案安全应急培训和演练，提高员工的应急意识和