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人事档案管理办法
为了加强公司人事档案管理工作,提高人事档案管理水平,促进人事档案管理得规范化、制度化,根据国家和神华集团有关规定,结合公司实际情况,制定本办法。
第一条人事档案管理权限及职责
公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。
(一)公司人力资源部依据此规定,管理公司人事档案,并配备政治上可靠、责任心强得中共党员作为专职或兼职档案管理人员。
(二)档案管理员及其直系亲属得档案,由上一级档案管理人员(或分管领导)负责保管。
第二条人事档案管理职责
(一)保管人事档案;
(二)收集、鉴别和整理人事档案材料;
(三)建立人事档案名册,办理人事档案得查阅、接收和转递;
(四)登记人员职务、工资得变动情况;
(五)档案管理人员岗位变动时,应及时对所管档案进行清点,并履行交接手续;
(六)为有关部门提供人员情况;
(七)做好人事档案得安全、保密、保护工作;
(八)办理其她有关事项。
第三条人事档案得整理
整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。
(一)人事档案材料按照以下分类整理:
1、履历材料;
２、自传材料;
3、鉴定、考核、考察材料(包括各种考核、考察、述职、鉴定材料);
４、学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)、职业技能鉴定材料;
5、政治、历史情况得审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题得审查材料);
6、参加中国共产党、共青团、民主党派得材料;
7、奖励材料(包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料,以及科技、业务工作等方面得奖励材料);
8、处分材料(包括甄别、复查等材料,免于处分得处理意见、违法犯罪判决书等);
9、工资、录用、任免(聘用)、转业、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;
10、其她可供组织上参考得材料。
(二)人事档案材料按照上述十个类别得顺序排列,应符合以下有关要求。
１、第一至四类、七类、十类材料,同一问题按形成时间先后顺序集中排列,以最后时间为准。
2、第五类、八类材料,同一问题材料集中后,按材料得主次关系排列,具体顺序就就是:上级批复、结论或处分决定;本人对结论得意见;调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。
3、第六类材料,按以下顺序排列:入团志愿书、入团申请书、离退团材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表;加入其她党派材料。
４、第九类材料,按所列材料得性质得不同排列,每一种材料再按时间先后顺序排列(如工资、任免等)。
(三)人事档案材料页码得编写要求:
1、对每份材料逐页分别编写页码,页码用铅笔标注在档案材料右下角(双面书写得材料,其背面页码标注在左下角),档案材料目录不编页码。
2、每份材料得编号由材料得类别号、份次号组成,用铅笔标注在每一份材料得右上角,中间用短横线连接。例如:编号为3—1,就就是指第三类得第一份材料。
(四)人事档案目录得编排:
１、类号。标明本类档案材料得类别,根据档案种类材料得多少,每页档案目录可放两类或三类,由上而下排列。
2、材料名称。指档案材料得标题,档案材料没有标题得,应当依据材料内容拟写标题;原有标题太长得应适当压缩。
3、材料制成时间。填写档案材料形成得年、月、日,用阿拉伯数字标注。
4、页数。填写每份档案材料得页数。
５、书写目录要工整、正确、美观,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。
６、书写目录时,每类目录之后须留出适当得空格。
职务变动登记表。根据任免呈报表得变动情况,按变动时间顺序逐年填写,排放在档案目录后面。
工资变动登记表。根据工资变动情况,按变动时间顺序逐年填写,排放在人事档案第九类前面。
(五)人事档案得装订立卷:
1、拆除档案材料上得金属品,按照排好得顺序打孔,连同档案目录装订成卷。
2、将装订成卷得人事档案放入相应得档案盒,并在档案盒上标明编号、姓名。
(六)人事档案得补充:
1、人事档案要及时整理,对于工作中形成得需要归档得材料,应逐份插入相应类别,逐页标注页码,及时分类填写档案材料目录。
２、职务、工资有变动时,应依次填写变动登记表。
3、中层以上管理人员人事档案归档材料,须由公司组织人事部提供并审核后,方可归档。
4、基层管理人员人事档案归档材料,须由所在单位组织人事(劳资)部门提供并审核后,方可归档。
5、专业技术人员得学历认定、职称晋升等材料,须由公司组织人事部提供并审核后,方可归档。
第四条人事档案得保管
(一)根据安全、保密、便于查找得原则要求,对人事档案应严格、科学地保管。
(二)人事档案保管应设专门得档案库房,配备档案柜,房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施,要保持库房得清洁和适宜得温湿度(温度１