专职秘书管理工作办法.docx
专职秘书治理工作方法
文件类别：程序制度文件编号：
版次：A
生效日期：
机密等级:■机密□一般归口治理部门：总裁办
合计页数：含封面和名目共页撰写：XX治理询问工程组
审批：
专职秘书治理工作方法
专职秘书治理工作方法
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名目
第一条其次条第三条第四条第五条第六条第七条第八条第九条第十条第十一条第十二条
工作职责和内容 2
接待事务 2
传达事务 3
文书治理 3
总裁日程安排 3
文件整理 4
内务整理 4
会议事务 5
代行事务 5
联络事务 6
工作纪律 6
附则 6
专职秘书治理工作方法
为保证津合股份行政治理的正常运转，提高工作效率，为总裁供给周到细致的秘书效劳，特制定本方法。
第一条工作职责和内容
〔一〕专职秘书(以下简称秘书)的工作职责，主要是对总裁的工作进展打算、预备和效劳的事务性治理工作。
〔二〕治理工作内容主要包括：接待、传达、文书、总裁日程安排、文件整理、内务整理、会议、代行、联络等事务的治理和督办等。
其次条接待事务
〔一〕秘书负责总裁会晤来宾、来访者的预约、安排和接待工作，并制订
《总裁每周工作日程安排表》，提前呈递总裁备忘。总裁会晤前，应做好相关资料和文件的预备工作，准时提示总裁会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。
〔二〕对未经预约要求会见总裁的来访者，在问清对方姓名和要求后，应先请对方稍候，请示总裁后，再引导其进入会客室或办公室。对不宜会见的来访者，则应婉言谢绝，或记录来访意图，以备日后答复。
〔三〕对于在总裁办公室以外进展的会晤，秘书应准时将会晤的时间、地点预先告知行政治理中心，以便预订会场及确定会务工作人员。
〔四〕秘书应了解总裁会晤的议题、人数、级别及是否用餐等状况，并事先通知与会者。假设需安排用餐的，须直接安排或通知行政治理中心预订餐厅并安排菜单。
〔五〕秘书应会同行政治理中心会务人员，落实总裁会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢送牌、摄影、会间效劳等事宜。
〔六〕对来访者，秘书要彬彬有礼，主动递送茶水。假设需来访者等候时，应递上报纸、画报等。
第三条传达事务
〔一〕秘书负责准时拆封致总裁的外来公文、信函、等，在《收件登记表》上登记后准时呈递总裁批阅。需审批的，则附《收文处理单》；需回复的，秘书应准时提示、催办。
〔二〕秘书应准时接转总裁的来电，假设总裁外出或正忙，须将来电在《来电登记表》上登记后准时呈报。
〔三〕秘书应依据总裁的指示或批复，进展来电、来函的回复或联系，并负责业务、信函等的拟稿、打印、核对工作，呈总裁批阅后准时发送，并在《发送登记表》上进展登记。
第四条文书治理
〔一〕秘书负责总裁对经营治理部门的打算、指示及重要会议决议事项的落实、督办、协调及反响工作。
〔二〕秘书负责总裁授意的工作报告、会议发言、指示、打算等文件的起草工作，并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。
〔三〕秘书应定期收集公司及所属子公司经营治理方面的重要情报，主动以书面形式准时向总裁反映、汇报。
〔四〕总裁外出需携带的文件资料，秘书应负责预备齐全，如不清楚应准时请示；所需预备的文件资料较多时，应事先设计《文件明细表》。
第五条总裁日程安排
〔一〕秘书负责总裁出席会议、出差、参与宴会、访问客人等日程的预定和落实。各项工作应安排细致、周到，并准时了解和把握工作进展的全过
程。
〔二〕秘书负责总裁工作日程的设计及安排，并对总裁出席的重要会见、会议中的讲话进展记录整理。
第六条文件整理
〔一〕秘书应依据文件的轻重缓急对文件进展分类，并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别臵放；急件应臵于急件夹中。
〔二〕急件须在24小时内提示总裁批阅；其他文件、资料依据文件性质、类别待总裁批阅后，按批阅意见办理。
〔三〕秘书负责将全部文件、资料于次月5日前进展整理、归类；特别文件、资料，依据总裁指示另行处理。
第七条内务整理
〔一〕秘书负责每日整理、整理总裁的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品，保证办公场所干净及办公设施设备的运行正常。
〔二〕秘书负责每日帮助清洁工清扫总裁办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。
〔三〕秘书应随时保持总裁办公室的干净、有序，保持室内温、湿度适宜，空气颖，保持充分的茶、水、食品等的供给，准时浇灌或更换室内植物。
〔四〕秘书应在办公室放置总裁日常使用的物品及备用品，设计总裁日常用品及备用品的明细表，记录品种、使用时间、数量等，做到心中有数。
〔五〕秘书负责总裁的帐票保存、费用报销等事宜。负责总裁外来名片的整理、归类和输录等工作。
第八条会议事务
〔一〕秘书对总裁召集或出席的