文件管理与档案保管管理办法.doc

文件管理与档案保管管理办法

TOC\o1-2\h\u20228第一章文件管理与档案保管的总则 1

23231.1目的与范围 1

64201.2基本原则 1

14901第二章文件的分类与编号 2

912.1文件分类标准 2

67832.2文件编号规则 2

2751第三章文件的形成与收集 2

124543.1文件形成要求 2

7423.2文件收集流程 2

2171第四章文件的整理与归档 3

271874.1文件整理方法 3

305514.2文件归档程序 3

23541第五章档案的保管与存储 3

248715.1档案保管条件 3

294075.2档案存储方式 3

27264第六章档案的利用与查阅 3

28636.1档案利用规定 3

104026.2档案查阅流程 3

20280第七章档案的销毁与处置 4

98197.1档案销毁条件 4

105457.2档案处置程序 4

3359第八章附则 4

195688.1解释权与修订权 4

317068.2生效日期 4

第一章文件管理与档案保管的总则

1.1目的与范围

文件管理与档案保管的目的在于保证公司各类文件和档案的完整性、准确性、安全性和可查阅性，提高工作效率和管理水平。其范围涵盖公司内部各类文件、资料、记录等的管理与档案的保管。

文件管理涉及文件的形成、收集、整理、归档等全过程，旨在保证文件的质量和及时归档。档案保管则着重于档案的妥善存储、利用与处置，保证档案的安全和有效利用。

1.2基本原则

文件管理与档案保管应遵循以下基本原则：

合法性原则，严格遵守国家法律法规和公司相关规定，保证文件管理与档案保管工作的合法性。

完整性原则，保证文件和档案的内容完整，不遗漏重要信息。

准确性原则，文件和档案的内容应准确无误，真实反映相关事务。

安全性原则，采取必要的安全措施，保护文件和档案不受损坏、丢失或泄露。

保密性原则，对涉及公司机密的文件和档案进行严格保密，防止信息泄露。

便利性原则，便于文件的查阅和档案的利用，提高工作效率。

第二章文件的分类与编号

2.1文件分类标准

根据文件的内容和性质，将文件分为行政管理类、业务管理类、财务会计类、人力资源类等。行政管理类文件包括公司的规章制度、通知公告等；业务管理类文件涵盖项目文件、合同协议等；财务会计类文件包含财务报表、凭证等；人力资源类文件有员工档案、培训资料等。

2.2文件编号规则

文件编号应具有唯一性和系统性。采用分类编码与流水号相结合的方式进行编号。例如，行政管理类文件编号为“XZ001”，“XZ”代表行政管理类，“001”为流水号。业务管理类文件编号为“YW001”，以此类推。编号应标注在文件的显著位置，以便识别和管理。

第三章文件的形成与收集

3.1文件形成要求

文件的形成应符合公司的规定和业务需求。文件的内容应清晰、准确、完整，语言表达应简洁明了。文件的格式应统一规范，包括字体、字号、行距、页边距等。在文件形成过程中，应严格按照审批流程进行审核和签署，保证文件的合法性和有效性。

3.2文件收集流程

各部门应指定专人负责文件的收集工作。收集的文件包括本部门产生的文件以及与本部门工作相关的外部文件。收集人员应定期对文件进行收集，保证文件的及时性和完整性。收集到的文件应进行初步整理，核对文件的内容和数量，并填写文件收集清单。文件收集清单应包括文件编号、名称、来源、日期等信息。

第四章文件的整理与归档

4.1文件整理方法

对收集到的文件进行分类整理，按照文件的类别和编号进行排列。同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。整理后的文件应进行装订或装盒，保证文件的整齐和安全。在整理过程中，对文件的内容进行审核，如发觉问题应及时进行处理。

4.2文件归档程序

文件整理完成后，应及时进行归档。归档时，应按照文件的类别和编号将文件存入相应的档案盒中，并在档案盒上标注档案编号、名称、归档日期等信息。归档后的文件应建立归档清单，归档清单应包括档案编号、名称、数量、归档日期等内容。归档清单应由归档人员和审核人员签字确认。

第五章档案的保管与存储

5.1档案保管条件

档案保管应具备适宜的环境条件，包括温度、湿度、防火、防潮、防虫等。档案库房应保持清洁、通风，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。库房内应配备防火、防潮、防虫等设备，保证档案的安全。

5.2档案存储方式

档案应按照分类编号进行存储，采用密集架或档案柜等存储设备进行存放。同一类档案应存放在同一区域，便于查找和管理。档案的存放应遵循便于存取、便