公司文件资料保管与利用办法.doc

公司文件资料保管与利用办法

TOC\o1-2\h\u4305第一章总则 1

138481.1目的与适用范围 1

213261.2基本原则 1

15865第二章文件资料的分类与编号 2

150402.1文件资料的分类 2

171542.2文件资料的编号规则 2

20392第三章文件资料的收集与归档 2

56033.1收集范围与责任人 2

105933.2归档流程与要求 2

31816第四章文件资料的保管 3

234534.1保管设施与环境 3

299404.2保管期限与鉴定 3

1185第五章文件资料的利用 3

321155.1利用申请与审批 3

109105.2利用方式与限制 3

28328第六章文件资料的借阅与归还 3

185866.1借阅程序与规定 3

282916.2归还要求与检查 4

12221第七章文件资料的销毁 4

103977.1销毁条件与程序 4

184417.2销毁监督与记录 4

19601第八章附则 4

214398.1解释权与修订权 4

21278.2生效日期 4

第一章总则

1.1目的与适用范围

为了加强公司文件资料的管理，保证文件资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。本办法适用于公司内部各类文件资料的保管与利用。

1.2基本原则

文件资料的保管与利用应遵循以下基本原则：

保密性原则：严格遵守公司的保密制度，保证文件资料不被泄露。

完整性原则：保证文件资料的内容完整，不缺失、不损坏。

便利性原则：便于文件资料的查找、借阅和使用，提高工作效率。

安全性原则：采取必要的安全措施，防止文件资料的丢失、被盗、火灾等的发生。

第二章文件资料的分类与编号

2.1文件资料的分类

公司文件资料分为以下几类：

行政管理类：包括公司的规章制度、通知、报告等。

业务管理类：涉及公司的业务流程、合同、项目文档等。

财务会计类：包含财务报表、凭证、审计报告等。

人力资源类：有员工档案、培训资料、绩效考核等。

其他类：不属于以上四类的文件资料，如公司的宣传资料、外部来文等。

2.2文件资料的编号规则

文件资料的编号应按照一定的规则进行，以便于管理和查找。编号规则如下：

采用分类编码与流水号相结合的方式。

分类编码根据文件资料的类别进行设定，如行政管理类为“XZ”，业务管理类为“YW”，财务会计类为“CW”，人力资源类为“RZ”，其他类为“QT”。

流水号为从001开始的三位数递增编号。

例如，一份行政管理类文件的编号为“XZ001”，一份业务管理类文件的编号为“YW002”，以此类推。

第三章文件资料的收集与归档

3.1收集范围与责任人

文件资料的收集范围包括公司内部各部门在工作中产生的各类文件资料，以及外部单位发送给公司的与公司业务相关的文件资料。各部门负责人为文件资料收集的责任人，负责将本部门产生的文件资料及时收集整理，并移交至公司档案管理部门。

3.2归档流程与要求

归档流程如下：

各部门将收集整理好的文件资料填写《文件资料归档清单》，提交至档案管理部门。

档案管理部门对提交的文件资料进行审核，如发觉问题及时与相关部门沟通解决。

审核通过后，档案管理部门按照文件资料的分类与编号规则进行归档存放。

归档要求如下：

文件资料应完整、准确，不得有遗漏或错误。

归档的文件资料应按照规定的格式进行整理，如纸张大小、装订方式等。

归档的文件资料应附有相关的说明材料，如文件的来源、形成时间、内容简介等。

第四章文件资料的保管

4.1保管设施与环境

公司应设立专门的档案库房，用于存放文件资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证文件资料的安全。库房内的温度和湿度应保持在适宜的范围内，定期进行通风换气。

4.2保管期限与鉴定

根据文件资料的重要性和使用价值，确定其保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（110年）三种。定期对文件资料进行鉴定，对于已超过保管期限且无保存价值的文件资料，按照规定的程序进行销毁。

第五章文件资料的利用

5.1利用申请与审批

公司内部人员因工作需要查阅、复制文件资料时，应填写《文件资料利用申请表》，注明利用目的、范围和期限等内容，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。

5.2利用方式与限制

文件资料的利用方式包括查阅、复制等。利用者应在规定的范围内使用文件资料，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失。对于涉及公司机密的文件资料，应严格按照保密制度进行管理，限制利用范围和人员。

第六章文件资料的借阅与归还

6.1借