秘书实务第三章文字工作讲述.pptx
文本预览下载声明
第三章 文字工作
上次回顾
1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？
2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？
3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别处理？
4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？
本章目标
1、理解秘书文字工作的含义和意义
2、明确秘书文字工作的内容和要求
3、掌握文字记录、文稿撰拟和文稿审核的规范、程序与方法
4、提高文字表达及文字把关能力
假设您是新闻学院秘书。
经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。
共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区；游红山。
租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。
毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批准此事，并由职大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。
这是一份仅数百字的公文稿，请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。
文种：报告？请示报告？请示？
结构——
1、理由及依据；
2、具体打算；
3、请求事项
A.请求批准;
B.请求以大学名义出具联系函;
C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。
1、文字与文字工作
文字指能表达某种意思，并具有一定体式的书面材料。
文字工作指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。
第一节 文字工作概述
2、文字工作的意义
①秘书的文字功底，是秘书的基本素质
（ “第一流的文字处理能手” ）
②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）
③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿（ 是对领导意图的完善和升华；是对领导知识和智能的补充和延伸；是对领导精力和体力的“代偿”）
3、文字工作的特点
A.写作活动的
“受动性”
(相对
“自主性”
而言)
“养之有素”——
注重知识的
积累和更新
“倚马可待”——
随时准备接受
领导者的交拟
要求作者
B.思维形式的
“抽象性”
（形象思维、
抽象思维、
直觉思维）
既具备扎实的
现代汉语知识
又很好地掌握
形式逻辑知识
要求
要求
C.表达方式的
“综合性”
（“记叙”“说明”“议
论”“抒情”中，以
说明为主，兼有
记叙和议论）
熟悉记叙、说明
和议论等表达方式
努力形成自己
独特的语言风格
要求
C.表达方式的
“综合性”
（“记叙”“说明”“议
论”“抒情”中，以
说明为主，兼有
记叙和议论）
熟悉记叙、说明
和议论等表达方式
努力形成自己
独特的语言风格
第二节 文字记录
1、文字记录的种类
文字记录，就是秘书把听到的话或经办的事写下来，为撰拟文稿或处理事务提供初始依据。
种类：电话记录、值班记录、来访记录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录、领导口授记录
文字记录的种类 （8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办
2004.4.30
市职大人文学院
郝敏
园林局办刘主任郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览
红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含
教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。
园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。
b.接收电话记录
B.值班记录
C.来访记录
D.会议记录
E.大事记
一事一记、按日编排。
F.调查记录
第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法。
G.领导讲话记录
不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。
H.领导口授记录
作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。
2、文字记录的过程
①备好笔和纸，随时准备记录
②用心倾听和判断，快速做出记录
③及时补充和修改，认真整理记录
整理记录三点要求：忠于发话者的原意；体现发话人的语言特点；在不背离原意的前提下，可进行技术性加工。
3、文字记录的方法
①要点记录法
②详细记录法
③常用的速记法
④特殊的标识法
⑤笔记和录音并用法
第三节 文稿撰拟
1、文稿撰拟的范围
文稿撰拟，就是秘书按照领导者的交拟，动手起草书面材料的智能活动过程。
范围：
①各种法定公文的撰拟
②各种常用文书的撰拟
③各种领导讲话稿的撰拟
④各种公关文书的撰拟
文稿撰拟范围——4方面
A.各种法定公文 （即党和国家明文规定的）
党的机关14种、行政机关13种：决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等
显示全部