企业档案管理业务培训41.ppt

5. 疏通归档渠道 * * （四）档案整理要规范 各企业应该参照《广州市企业档案管理分类方案》（穗档[2010]22号）的格式，结合本单位的实际情况，制定适合本企业的《档案综合管理分类方案》，特别注意产品档案、业务档案的细分类要科学合理。 在档案的整理过程中，除了档号的编制方法和业务档案、产品档案的组卷原则是由每个企业自己制定的《档案综合管理分类方案》来个性化设置之外，其它各门类档案的整理中各个环节，包括拆钉、修整、装订、排列、编目、目录夹、装盒、档案盒的标识、排架等，国家和广州市档案行政管理部门都有标准和规范，各企业应该按照规范来执行。特别是属于国家档案馆进馆范围的单位，必须按照进馆标准进行整理。 身兼数职的档案员可以把档案整理工作外包。 （五）档案保管要保证安全 1. 档案用房 档案用房的布局应遵循功能区分原则。 标准布局：有条件的企业，办公室、阅览室和库房三分开。 2. 档案设备与安全控制 配备铁制装具及计算机、空调机、抽湿机、温湿度记录仪等设备，采取措施，满足温湿度控制和防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等“八防”档案保管技术要求。 3. 档案工作人员应定期对档案保管的状况进行检查和清点，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，同时采取措施进行抢救。 4. 运用先进的档案管理系统管理档案，实现文档一体化管理。档案信息化要与企业信息化同时规划、部署并推进。 5. 定期完善档案管理全宗卷和统计台账。 （六）档案利用要积极主动 档案室工作人员应熟悉室藏档案，为单位提供及时、有效的服务。 首先，积极做好档案的提供利用工作（ 随着档案信息化建设的不断推进，逐步开展存量与增量档案的数字化工作，从而可以通过系统实现全文检索，提高利用效率）。 其次，做好档案编研服务工作（全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇集、利用事例、专题介绍等）。 （七）档案移交要手续完备 1.企业内部各部门应定期向档案部门或档案工作人员移交档案或目录，并办理移交手续。移交清册一式两份，一份由档案部门保存，一份档案形成部门自查。 2. 配合档案馆的进馆计划定期向同级档案馆移交。 3. 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。 （八）档案鉴定与销毁要按规定程序定期开展 鉴定分为两个内容：归档鉴定和销毁鉴定。 鉴定是为了平衡“保证档案齐全完整”和“缓解档案库房压力”的利器，责任重大。 企业应成立档案鉴定小组，按规定对保管期满的档案进行鉴定。 档案销毁时，鉴定小组应指定两人进行监销，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。 （一）文件材料的归档范围的确定 （二）期限表中文件材料的排列和组织 （三）期限表中保管期限的处理 （四）编制期限表时几个需要注意的问题 * * 三、制定文件归档范围和档案保管期 限表 * * 《文件归档范围和档案保管期限表》（以下简称《期限表》）是以条款或表格形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。 参考：1. 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件：“企业管理类档案保管期限表”（10号令） 2. 《企业档案工作规范》附录A“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”　 （一）文件材料的归档范围的确定 归档范围的确定就是要明确哪些文件材料必须归档（永久保管的），哪些应该归档（定期保管的），哪些可不归档。 企业文件材料的主要归档范围包括：行政管理、经营管理 、生产管理、党群管理。 * * * * 1、行政管理： 一是企业组织机构设置材料， 二是总经理办公会、党政联席议文件材料（会议记录、记要、决议、决定等）及博览会、论坛、学术会议材料, 三是文秘、劳资、人力资源、法律、外事公关、审计、机要、档案、保卫、社会保障、教育培训等工作形成的文件材料。 * * 2、经营管理： 一是董事会、监事会、股东会形成的文件（会议记录、纪要、报告、决议等 ），企业年度计划及中长期规划、经营决策、企业改革、公司上市等文件材料； 二是企业资金、税务等财务管理文件材料。 三是企业房产土地、投资、产权等资产管理文件材料；