安装公司办公室操作手册(项目)讲述.doc

安装公司办公室操作手册 （项目） 一、文件管理 （一）外来文件收文流程： 项目文书登记——文书根据文件内容拟办并传递至分管领导——分管领导批示——文书根据批示进行文件传递——责任部门/责任人承办传阅与处理——处理情况反馈。 （二）项目内部发文流程： 主办部门拟文——主办部门经理审核——文书核稿——分管领导审批——文书发文。 （三）工作要求： 1、项目文书负责外来文件的登记、传阅，并督促各部门与项目相关人员及时收看协同平台中的文件（包括两级机关办公例会纪要）； 2、项目文书每天应定时登陆协同平台，根据公文中分公司领导批示意见，督促项目员工及时处理并落实文件有关要求。传阅文件处理时间不能超过2个工作日，有承办要求的文件，承办时间不应超过3个工作日（特殊原因需向本单位分管领导说明实际情况并征得上一级分管领导及主管部门的同意）。 3、项目文书应按月将本项目的公文处理情况，每月10日前发送给分公司综合办公室。对于需要落实或具体承办的要求、工作的落实与承办情况应进行说明； 4、项目应建立发文台账，涉及到经济纠纷、责任及风险的对外发文，项目须报分公司审批。必要时，由分公司报公司审批； 5、项目管理体系文件、施工标准、规程规范等必须是有效版本。失效文件可以做为资料保存，但应撤出工作场所； 6、所有管理人员均应严格执行有关保密规定，严禁泄露公司有关机密； （四）应形成记录： 1、收文登记 2、发文登记 3、公文处理卡 4、本单位月度公文处理情况记录 二、印章管理 （一）印章刻制及发放流程： 1、以公司名义承接项目印章刻制及发放： 分公司提交成立项目经理部报告至人力资源部——公司人力资源部正式印发成立项目经理部文件——项目部提交印章刻制申请报告——分公司经理批准——公司总经理批准——经理办公室刻制并留取印模——分公司综合办公室登记并留取印模——项目指定印章管理员员领用。 2、以局名义承接项目印章刻制及发放： 分公司提交成立项目经理部报告（文件中注明申请启用项目经理部印章）至人力资源部——公司向局报送成立项目经理部报告——局正式印发成立项目经理部文件——局长办公室刻制项目印章——公司经理办公室领用、留取印模后放发至项目所属分公司——分公司综合办公室登记并留取印模——项目指定印章管理员员领用 （二）印章使用流程： 用印人填写《公章（法人委托书）使用登记表》——项目经理批准——印章保管员用印。 （三）印章管理要求： 1、公司各类印章由公司总部经理办公室统一刻制，分公司及项目无权自行刻制公章； 2、项目经理部应明确专人负责印章管理工作，并督促所属项目明确印章管理员，负责印章的日常保管、使用工作。项目经理/联营单位不得保管印章。 3、印章管理员发生变动时应办理交接手续。 4、印章管理员应与公司签订《印章保管、使用责任书》，项目经理/项目总工、商务负责人应同时在《印章保管、使用责任书》上签字； 5、项目印章管理员应不定期对包括项目经理部班子成员在内的所有管理人员进行印章管理交底。印章交底应该常态化，对于新进场的员工应进行交底。 6、对于违规使用印章、给公司造成经济损失及不良影响者，公司将严肃查处，必要时追究其法律责任； 7、项目竣工后，项目经理部应及时将印章交送分公司综合办公室印章管理员，并办理印章交接手续。分公司综合办公室应及时将回收印章交送公司经理办公室。 8、以局承接项目应妥善保管自开工以来项目所有印章交底、交接及使用记录，以备局进行检查。 （四）应形成记录： 1、印章刻制申请 2、印章保管、使用责任书 3、印章管理交底记录 4、公司公章及法人委托书使用申请表 5、公章（法人委托书）使用登记表 6、印章交接记录 7、印章领用收缴登记表 三、会议管理 （一）时间要求： 项目应每周召开项目例会，每月召开成本分析会。 （二）会议资料要求： 1、文书应做好项目例会记录，并根据需要形成会议纪要； 2、文书应配合做好成本分析会记录、会议纪要及其他会议资料的编制。 （三）应形成记录： 会议记录、会议纪要等 四、办公用品管理 （一）项目办公室应做好办公用品的采购和管理工作； （二）管理要求： 1、个人消耗品原则上采取包干制度，不再统一购买与领用。但综合办应根据实际情况，购买分公司机关会议、投标等活动所需要的消耗品，并满足分公司领导的办公需求。 2、项目购买耐用品应向分公司综合办提交书面申报报告，经分公司领导批准后方可购买。项目耐用品可以由分公司综合办统一购买，也可由项目购买。 3、单价超过5000元的耐用品应按照固定资产的采购程序进行采购，并填写设备申请购买审批表。 4、项目应建立并完善耐用品台账，并报送分公司综合办公室备案。 （三）应形成记录及资料： 1、办公用品需求计划表 2、办公用品台账 3、办公用品处理表 4、办公设备调剂单 5、设备申请购买审批表 五、信息报