物业公司客户档案管理制度(标准转化).doc

XX大区物业系统 客户档案管理制度 编制 邓海笑 日期 2015.01.01 审核 张健伟 日期 2015.01.01 批准 樊敬凯 日期 2015.01.01 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 批准人 1.目的 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 2.适用范围 适用于物业服务中心对客户档案进行含房屋出租档案、合同档案客户投诉档案、与客户的记录、.2档案的分类收集 序号 档案类别 档案名称 1 客户专用档案 1.《前期物业服务合同》 2.《临时管理规约》 3.《精神文明公约》 4.《消防安全责任书》、 5.客户（业主及家人）的身份证复印件 6.《入住资料/物品交接记录签收表》 7.照片（业主及家人） 8.《业主（住户）资料登记表》 9. 客户车辆档案 10.《房屋维修记录单》 11.《紧急情况联系授权书》 12.租赁资料等 2 客户装修档案 1.《装修申请表》 2.《装修安全协议》 3.《施工人员行为规范》 4.装修公司相关资料 5.施工图纸 6.装修施工许可证 7.装修验收记录表 8.装修整改通知单 9.装修管理协议 10.装修垃圾清运协议 11.装修禁止行为及注意事项交底说明书 12.装修现场监控记录表 13.装修违规记录及照片等 3 其他档案 1.客户投诉档案客户沟通的记录品质监控资料.2档案的存档要求 序号 类别 要求 备注 1 档案袋封面 标明房号、业主姓名 档案袋按排序记录 同类资料 档案袋要进行编号 2.所有资料 存放后，要填写《文件资料存储清单》，以便查阅。 2 档案柜 文件夹、档案袋分类有序存放， 标识清晰 档案柜内文件建立《档案柜文件 清单》并按排序记录 3 资料摆放 1. 客户的档案袋应按楼层、单元、楼栋号有序管理 2.标识清晰，方便查找 4.3档案保管.3.1客户档案属于保密级文件（尤其是客户身份资料），由资料管理员妥善保管，不得私自散播其内容，未经服务中心负责人批准，其他任何人不得翻阅、复印、或带离办公室（含文档管理员）。 4.3.2如有特殊情况确需翻阅的，须经服务中心负责人书面同意并在《档案借阅审批表》内签字确认并当天必须归还。 4.3.3对其他档案进行借阅或使用的，须经文档管理员同意并在《档案借阅审批表》内进行登记。 4.3.4文档管理员应定期对柜内的标签和进行检查，如发现标签、脱落或模糊不清应及时更新改进。客户投诉档案、与客户开会、沟通的记录、品质监控资料柜柜.4档案的损坏或丢失 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F1 7.2《文件资料存储清单》 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F2 7.3《档案室来访人员登记表》 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F3