展览展示代理公司合同付款管理办法.docx

展览展示代理公司合同付款管理办法

一、目的

为规范本单位与展览展示代理公司之间合同付款流程，确保付款及时、准确、合规，保障展览展示项目顺利推进，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于本单位与所有展览展示代理公司签订的各类合同的付款管理。

三、付款原则

1.合法性原则：付款行为必须符合国家法律法规、单位财务制度以及合同约定。

2.预算控制原则：付款金额应在相关项目预算范围内，严禁超预算付款。

3.合同依据原则：所有付款必须以有效合同为依据，无合同或合同约定不明的，不得付款。

4.审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行付款申请与审批，确保审批手续完备。

四、付款流程

（一）付款申请

1.展览展示项目负责人根据合同执行进度及约定的付款条件，填写《合同付款申请表》。申请表应详细注明合同编号、项目名称、代理公司名称、付款金额、付款事由（如项目阶段完成情况、验收结果等）、付款方式以及对应的合同条款。

2.项目负责人将填写完整的《合同付款申请表》及相关附件（如发票、验收报告、工作成果证明等）提交给部门负责人审核。

（二）部门审核

1.部门负责人对付款申请进行审核，重点审查付款申请的合理性、与合同约定的一致性以及项目执行情况的真实性。审核内容包括但不限于：合同执行进度是否符合付款条件，申请付款金额是否准确无误，相关附件是否齐全且真实有效等。

2.如部门负责人审核通过，在《合同付款申请表》上签署意见并签字确认，然后将申请表及附件提交给财务部门审核；若审核不通过，应注明原因并退回给项目负责人进行修改或补充。

（三）财务审核

1.财务部门收到付款申请后，依据国家财务法规、单位财务制度以及合同约定，对付款申请进行财务专业审核。主要审核内容包括：发票的真实性、合法性和完整性，付款金额是否在合同预算范围内且计算准确，付款方式是否符合财务规定等。

2.财务部门审核无误后，在《合同付款申请表》上签署财务审核意见并签字确认，将申请表及附件提交给单位领导审批；若发现问题，及时与项目负责人和部门负责人沟通，要求其进行修正或补充相关资料。

（四）领导审批

1.单位领导根据部门和财务的审核意见，对付款申请进行最终审批。领导应综合考虑项目整体情况、单位资金状况以及合同履行的重要性等因素，决定是否批准付款申请。

2.若领导审批通过，在《合同付款申请表》上签署批准意见并签字；若审批不通过，注明原因并退回财务部门，由财务部门通知项目负责人和部门负责人。

（五）付款执行

1.财务部门在收到领导批准的付款申请后，按照单位财务支付流程安排付款。根据合同约定的付款方式，通过银行转账、支票等方式将款项支付给展览展示代理公司，并及时获取付款凭证。

2.财务部门在完成付款后，将付款凭证复印件及相关付款资料进行归档保存，同时通知项目负责人付款已完成，以便项目负责人跟进后续工作并与代理公司保持沟通。

五、特殊情况处理

1.预付款：对于合同约定的预付款项，项目负责人在申请预付款时，除提供上述常规付款申请资料外，还需提供详细的项目计划和预付款使用说明，经部门负责人、财务部门审核并报单位领导审批后支付。预付款支付后，项目负责人应密切跟踪项目进展，确保代理公司按照合同约定履行义务。

2.变更付款：如因合同变更导致付款金额、付款条件或付款时间发生变化，项目负责人应及时填写《合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容以及对付款的影响，并按照原合同付款审批流程重新进行审批。

3.紧急付款：在遇到特殊紧急情况需要立即付款以避免重大损失或确保项目关键节点顺利推进时，项目负责人可提出紧急付款申请，并说明紧急情况的原因和必要性。经单位领导特批后，财务部门可先行办理付款手续，但付款后相关责任人应在[规定时间]内补齐所有付款申请资料并按照正常审批流程进行补签。

六、监督与检查

1.财务部门定期对合同付款情况进行统计和分析，形成付款报告提交给单位领导，以便领导及时掌握单位资金流向和合同付款执行情况。

2.内部审计部门不定期对合同付款管理进行审计监督，检查付款流程是否合规、审批手续是否完备、付款依据是否充分等。如发现问题，及时提出审计意见并要求相关部门进行整改。

3.对违反本管理办法的单位人员，视情节轻重给予相应的纪律处分；给单位造成经济损失的，依法追究其赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

七、附则

1.本管理办法由单位[制定部门]负责解释和修订。

2.本管理办法自发布之日起生效实施，如有与本办法相抵触的原有规定，以本办法为准。

[单位名称]

[发布日期]