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展览展示服务公司工作管理办法

一、总则

1.为规范公司运营管理，提高展览展示服务质量与效率，确保各项工作有序开展，特制定本管理办法。

2.本办法适用于公司内全体部门及员工，涵盖从项目承接、策划设计到现场搭建、撤展等全流程工作环节。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

公司设立业务部、策划设计部、工程部、后勤部以及财务部等主要部门，各部门在协同合作的基础上，履行相应职责，共同推动公司业务发展。

（二）职责分工

1.业务部

负责市场开拓，积极寻找潜在客户，建立并维护客户关系。

承接展览展示项目，与客户进行前期沟通，了解客户需求、目标及预算等关键信息，并签订项目合同。

跟踪项目进度，及时反馈客户意见和需求变化给相关部门，做好客户与公司内部的协调工作。

2.策划设计部

根据业务部提供的客户信息及项目要求，开展创意策划工作，制定展览展示整体方案，包括主题构思、空间布局、展示内容规划等。

负责项目的视觉设计工作，制作各类效果图、施工图等设计文件，确保设计方案符合客户期望以及展览展示的专业性和美观性要求。

参与项目前期沟通会、中期评审会以及后期验收等环节，根据各方意见及时对设计方案进行优化调整。

3.工程部

依据策划设计部的施工图纸及相关要求，进行项目现场搭建工作，严格把控施工质量、进度和安全。

负责搭建材料和设备的采购、租赁及管理工作，确保物资供应及时且质量合格。

在项目实施过程中，及时解决出现的各类技术问题，保障展览展示活动的顺利进行，并配合其他部门做好现场的临时调整和变更工作。

4.后勤部

安排项目所需的物流运输工作，确保展品、搭建材料等物资按时、安全地送达指定地点。

负责公司及项目现场的后勤保障工作，包括人员餐饮、住宿安排（如有需要）以及场地清洁、安保等事务，营造良好的工作环境。

协助其他部门进行设备维护、工具管理等工作，保障公司运营及项目开展过程中的物资设备正常使用。

5.财务部

制定项目预算方案，审核各部门提交的费用支出申请，严格控制项目成本，确保公司财务状况健康稳定。

负责公司日常财务核算、资金管理、税务申报等工作，按照财务规定和合同约定进行收款、付款等财务操作。

对项目成本进行核算与分析，定期向管理层提供财务报表和成本分析报告，为公司决策提供财务依据。

三、项目管理流程

（一）项目承接阶段

1.业务部获取项目信息后，安排专人与客户对接，进行初步沟通，了解项目基本情况，填写《项目信息登记表》，并及时反馈给公司内部相关部门进行初步评估。

2.业务部牵头组织策划设计部、工程部等部门与客户召开项目沟通会，深入了解客户详细需求、目标、预算、时间节点等要求，各部门根据沟通情况提出专业意见和建议。

3.策划设计部依据沟通会内容，在规定时间内提交初步策划方案，业务部与客户进一步沟通，争取达成合作意向。如客户认可方案，业务部负责跟进合同签订事宜，明确双方权利义务、项目范围、价格、付款方式、交付时间等关键条款。

（二）项目策划设计阶段

1.合同签订后，策划设计部正式启动项目策划设计工作，组建项目设计团队，制定详细的设计工作计划，并定期向业务部和客户汇报设计进展情况。

2.设计过程中，策划设计部应组织内部评审会，邀请公司内部相关专家及业务部、工程部等部门代表参与，对设计方案的可行性、创新性、预算合理性等方面进行评审，根据评审意见进行修改完善。

3.在完成初步设计方案后，由业务部组织客户召开方案评审会，向客户详细介绍设计思路、展示效果等内容，收集客户意见和建议，策划设计部根据客户反馈及时调整优化方案，直至客户最终确认。

（三）项目施工搭建阶段

1.策划设计部将经客户确认的最终设计方案及施工图纸移交工程部，工程部制定项目施工计划，明确各施工环节的时间节点、责任人以及质量安全要求，组建施工团队并进行施工前的技术交底工作。

2.工程部负责采购或租赁施工所需的材料和设备，确保物资质量符合设计要求，并按时进场。在施工过程中，严格按照施工图纸和相关规范进行操作，加强质量控制和安全管理，定期向业务部和客户汇报施工进度情况。

3.后勤部做好施工期间的物流运输、后勤保障等工作，配合工程部确保施工现场的物资供应和人员生活保障。如遇施工过程中的设计变更或其他突发情况，工程部应及时与策划设计部、业务部沟通协调解决方案，并按照规定流程办理变更手续。

（四）项目验收阶段

1.工程竣工后，工程部进行自检，确保施工质量符合设计要求和相关标准，整理好施工资料，包括竣工图纸、材料清单、质量检验报告等，提交给业务部申请验收。

2.业务部组织客户、策划设计部、工程部等相关方共同进行项目验收，按照合同约定和设计方案对展览展示效果、施工质量、功能实现等方面进行检查验收。如验收过程中发现问题，工程部应及时整改，直至达到验收标准。

3.项目验收通过后，由