会议室设置及管理规定.docx

会议室设置及管理规定 会议室是学校召开会议、举办学术报告和接待访客的专用场所，为加强对学校会议室的管理，充分利用现有条件，确保会议室的使用规范有序，为教务处各科室提供良好的服务，制定本规范。 　　一、学校会议室概况 会议室名称 容纳人数 主要用途 投影仪 备注 教务处会议室 35 小型会议室 有 处办管理 会议中心101接待室? 10人 接待重要来宾 无 校行政办管理 提前预约 会议中心102会议室? 14人 小型会议 无 校行政办管理 会议中心103会议室? 40人 小型会议 有 提前预约 会议中心104、105会议室? 70人 视频会议、中型会议 有 校行政办管理 会议中心201报告厅? 245人 中型会议、学术报告 有 提前预约 会议中心202会议室? 14人 小型会议 有 校行政办管理 会议中心301报告厅? 462人 大型会议、学术报告 有 提前预约 第一行政楼一会议室? 28人 小型会议 有 校行政办管理 第一行政楼二会议室? 40人 小型会议 有 提前预约 第一行政楼三会议室? 28人 小型会议 有 校行政办管理 西院大礼堂座位图? 1200人 大型会议、学术报告、学生活动 有 提前预约 　　二、会议室的用途 教务处会议室用于各类评审会、日常教学院长会议、各科室教学工作会议等，外单位调研等。 会议中心101接待室主要用于接待学校重要来宾。? 会议中心102、103会议室主要用于学校组织的小型会议、经批准由二级单位召集的有关会议。? 会议中心104、105会议室主要用于上级部门召开的视频会议、学校组织的中小型会议、经批准由二级单位召集的有关会议。? 会议中心202会议室主要用于接待学校重要来宾、学校组织的小型会议、经批准由二级单位召集的有关会议。? 会议中心201、301会议室主要用于学校组织的大型学术会议、全校中层干部会议、经批准由学校承办的国际会议、经批准由二级单位召集的大型会议。? 行政楼会议室主要用于学校组织的小型会议、经批准由二级单位召集的有关会议。 西院大礼堂主要用于学校组织或经批准由二级单位召集的大型会议、学术报告、学生活动。 　　三、会议室使用原则 　　(一) 会议中心会议室供学校或二级单位召开的国际学术会议、校级会议、高水平讲座和报告等重要活动使用，不得用于上课、社团活动和商业宣传等。 ? 　　(二) 会议室只限学校内部使用，原则上不对外使用。 　　(三) 学校二级单位的内部会议，原则上不安排在会议中心。 　　(四) 会议室安排存在冲突的情况下，国际性学术会议优先安排；部门之间会议安排存在冲突，遵循“先到优先”的原则，即会议室实行先登记先使用。? 　　(五) 各会议室的安排以学校每周一校园网上公布的会议安排表为准。 　　(六) 会议安排表未登记会议，由会议承办单位提前向校长办公室申请使用会议室（大型会议提前1周申请，一般会议提前3天申请），经批准后方可使用。? 　　(七) 使用会议中心201、301报告厅和西院大礼堂，会议承办单位需提前1至4周向校长办公室提交书面申请和经保卫处审批同意的《校园活动审批表》。? 　　(八) 会议室在非工作时间内原则上不安排会议。 (九) 每月第一周的星期五原则上不安排会议，对会议室设备进行维护。 (十) 仅涉及教学口的小型会议，优先使用教务处会议室；教务处会议室可在任何时间使用，需提前预约。 　　四、会议室日常管理 　　(一) 校长办公室负责会议室内家具、设备的管理及维护。 　　(二) 校长办公室负责会议室的热水供应。 (三) 校长办公室负责监督、协调会议中心公共区域的卫生保洁、设备保养等日常工作。 （4）教务处办公室负责教务处会议室家具、设备的管理及维护，统一配备烧水设备，组织会议科室会议开始前半小时准备热水；瓶装水提前向处办提出要求，统一配备。 　　五、注意事项 　　(一) 会议室使用单位须指定专人负责会议期间的会务工作，维持活动过程中的正常秩序。 　　(二) 会议室使用单位需服从调配，遵守会议室使用管理规定。 　　(三) 会议室使用单位申请会议室时应如实说明会议的主题及内容，如遇实际使用情况与申请内容不符，会议室管理人员有权终止该会议室的使用。 　　(四) 会议室的使用若有变动，会议室使用单位须提前1天与校长办公室联系，以保证会议室资源能够充分利用。? 　　(五) 会议室内设施若发生损坏，按照“谁借用，谁负责”的原则，追究相关部门的责任。 　　(六) 有学生参与的活动，会议承办单位须至少安排一名教师或辅导员始终在场，组织、协调和负责活动中学生的安全工作。 　　(七) 因未及时办理登记手续、登记不明确而造成延误会议等后果，由会议承办单位负责。 　　(八) 会议室使用单位需派人提前布置会场。 　　(九) 使用投影仪的会议室使用单位需提前15分钟至