建设项目档案信息管理系统设计.doc
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建设项目档案信息管理系统设计
建设项目档案信息管理涉及建设方、设计方、施工方、监理方等参建各方，项目在建过程信息管理的水平高低，直接决定了项目运行管理水平。建设项目信息化管理的本质是在项目建设管理中，通过充分利用包括计算机技术、网络技术等在内的信息技术来改进信息管理。对于建设项目档案信息管理而言，信息技术的实现要考虑到信息技术水平和信息安全。
一、建设项目档案信息管理系统设计的基本原则
建设项目档案信息来源广，种类多，形式多样，建设单位是全套项目档案信息的接收、使用者。建设项目档案信息的流向也具有多样性。所以，做法上也有所不同。
（一）各参建方在一个网络环境下使用同一软件系统。作为一个多单位共用的系统，必须在项目各参与方之间约定规则。建立各方共同遵守的规则，规则主要应从以下几方面加以考虑。
１． 各参建各方之间的信息交流必须利用该系统来进行，利用该系统进行的交流视同为正式的书面交流；
２． 各参建方必须每天进入该系统，以便及时发现与己有关的信息，并迅速做出反应；
３． 在使用该系统进行信息交流时，信息提交必须使用系统中现存的信息模板进行信息的提交，审核或审批也在系统功能中进行信息回应；
４． 一项信息交流完成时，信息提交方负责利用系统的功能，及时打印出相应的纸质文件，然后定期请相关各方在文件上完成签署。在签署完成之前，以系统中的信息为准，有关各方必须按照系统中的信息完成签署；
５． 系统将每天对信息备份一次。万一发生系统信息因故丢失，有关参与方有义务对过去一天中所做的信息处理工作在系统中进行补全；
６． 在使用该系统的过程中若发现问题，有关参建方的用户必须在确认问题存在的基础上，以书面的形式报告给项目系统管理员，以便于对系统进行改进。
项目建设结束后，从该系统中导出案卷目录数据库、卷内目录数据库和卷内相对应的电子文件（导出内容的存放规则应符合下面（二）的要求），并刻录到只读光盘，移交给参建各方的档案部门和上级主管部门。
（二）参建各方使用不同的系统软件。系统不同时必须明确数据导出功能，导出的信息要按以下规则存放：
１． 文件原件的电子文件类型：一个卷内目录题名对应一个电子文件，电子文件的类型可以是Ｗｏｒｄ文件、Ｅｘｃｅｌ文件、ＣＡＤ文件、扫描的ＰＤＦ文件等各种通用的文件格式；
２． 文件存放要求：一个案卷题名建立一个文件夹，文件夹内存放以卷内标题作为文件名的电子文件。如果案卷较多，可以在案卷文件夹的上一级按分类建立文件夹，便于按文件夹方式进入文件；
３． 数据库类型：目前导入的数据库格式采用大众化的ＤＢＦ数据库，功能完善后可以导入各种通用的数据库；
４． 数据库与文件之间的关系：案卷目录数据库中的案卷题名必须与案卷文件夹同名；卷内目录数据库中的文件标题必须与电子文件的文件名同名。
（三）参建各方中没有专用系统软件。参建单位可使用简单的档案条目管理软件或Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ａｃｃｅｓｓ软件?熏建立案卷、卷内条目数据库。用文件夹的方式存放Ｅｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄ等各种通用电子文件，并应符合上述（二）的存放规则。
对于接收单位而言，有以下两种方式：
（一）没有档案信息管理系统的档案接收单位也可直接用Ｏｆｆｉｃｅ２０００中的Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ａｃｃｅｓｓ数据库来对案卷和卷内目录数据库进行查阅利用，用ＷＩＮＤＯＷＳ２０００、ＷＩＮＤＯＷＳ９８等操作系统的文件搜索功能或通过进入案卷文件夹的方式进行文件的查阅利用。
（二）已建立档案信息管理系统的档案接收单位可通过导入功能，将案卷、卷内目录数据库和相对应的文件导入到系统中，方便查阅利用。
二、建设项目档案信息的安全管理原则
信息系统安全问题的解决依赖于管理和技术两方面，缺一不可，因此我们必须制定全面有效的各项规章制度。主要包括：⑴用户权限管理制度；⑵口令保密制度；⑶密码及密钥管理制度；⑷网络系统安全管理制度；⑸安全责任与监督制度；⑹系统信息备份与恢复制度；⑺系统各类管理人员、使用操作人员责任制度；⑻病毒防范制度等。
根据建设项目档案信息特点和要求，可在ＯＡ管理系统中增加档案管理子系统，由文件管理、案卷管理、档案利用等部分组成。档案管理系统不再停留于通常使用的档案条目管理（即案卷目录和卷内目录管理）。档案管理模块是在档案条目管理基础上，再将其每一案卷中所对应的卷内文件存储于指定的卷内目录下实现信息一体化，利用档案管理系统查找档案文件可以不受时间、空间、距离、查阅人数限制，只要在档案利用借阅窗口，申请说明要借阅的文件，通过审批后，直接登陆局域网就可访问到所需的档案材料。同时还具有批量文件导
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