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会议管理手册

一、会议程序

（一会前准备

）

1、确定会议目标

2、明确预会者

3、选择开会时间

4、选择开会地点

5、会场布置

6、拟定议事日程

7、会议通知

8、会前审核

（二）会中事务

1、会议签到

2、主持会议

3、参加会议

4、会场服务

5、会议记录

（三）后工作

会

1、会议简报

2、会议记要

3、检查催办

、议规

二会范

（一）会议目标的确定

1、会议目标必须书面列明

2、会议目标必须切合实际

3、会议目标必须具体而且可以衡量

4、会议标所表明的必须“应实现什么”非“应做什么”

目是，而

（二）预会人员的选择

1、预会者人数不宜太多，双向沟通的会议普通以5—7人为宜

2、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加.下面是应考虑的一些因素：

⑴参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？

(2)这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或者能有所贡献？

⑶这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或者人物是否有

特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)？

(4)级别或者地位是否适合于这个小组？(下级职员和他们的上司在•起参加的

时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)

(5)假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺

乏完整的全面知识和适当的权威)？

(6)这个人是否具有行政或者法律责任来进行审查或者决定？

(7)为匡助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出

一个不偏不倚的客观见解，或者发挥评论者或者媒介者的作用？

(8)这个人的才干或者职贡是否与其他预会者重复？

(9)由于某种理山，这个人的出席是否会妨碍会议的总体成效？

(10)是否时间、工作量及其他因素都能使预会者安心参加全部会议，而不是人

在心不在？

(三)会议时间的选择

1、会议时间必须包括起止时间

2、普通会议不要超过一个半小时

(四)会议地点的选择

1、普通性的会议或者是为时较短的会议，原上应在预会者办公室附近召开，但

是特殊重要的会议或者是为时较长的会议，应选择远离预会者办公室的

地方召开

2、场地必须够大以便容纳预会者及视听器材。有研究结果表明，平均每一位与

会者若能拥有L5平方米的空间，才算理想

3、普通会议应拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈

应令预会者感到舒畅

4、必须拥有充足的照明及通风设备

5、必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防预会者分心

6、必须令主席及预会者大致方便

7、成本合适

（五）会场布置

1、在提供信息的会议里，倘若人数众多，以不设桌子的戏院式安排或者是设桌

子的教室式安排较为理想

2、在解决问题的会议里，假如人数不多，最理想的安排是让每一位预会者均

环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通

3、在培训会场里，如人数不多，可令预会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样

非但便于预会者与主席之间的沟通，而且也便于预会者跟预会者之间的交流。

但若人数众多，最好是将预会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子

周围.这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论.

4、当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会

5、应先决定准不许在会垓吸烟.倘若胜于吸烟，应准备烟灰缸.倘若不许吸烟，

不能让烟灰缸在会场中浮现。此外，最好能在会场中张贴不许吸烟的标志或

者文字。当预会