物控部“时间管理课程”培训教材.ppt

A.了解时间 1.用最高效率，最有成效的手段来支配时间。 2.时间拖久了常常人导致工作效率和效果的下降。 3.管理人总是打断工作，只有很少时间来做本职工作。 *要使用计划和授权委托的方法。 4.经常会放下重要的，有成效的工作不做，而将过多的时间耗费在日常锁事上，如Email. *考虑一天的日程安排(重要事件)—留点时间用于思考. *不值得自己去做的事派下属代劳。 5.可将工作分三组： a.常规工作 日程安排： b.进行中工作 c.日后工作 B.制定计划 1.化长远计划为一周，一日的行动计划。. 2.绘出工作流程图，计划下一步干什么. 3.属下优先处理的任务不要与你本人相同. 4.每天重新评估任务会否发生改变. 5.目标愈近，愈应优先考虑并集中力量完成手头的要作. 6.(图表1)-留意根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先顺序. 7.评定工作效率：画一幅图来表示你的精力水准在一天中的变化.(图表2) 8.制定计划工具：日志，记事簿，电子记事簿，电脑。 9.积极对待 --保证你每天长远规划为一周,一日的行动计划. --每天开始，结束工作是特别重要—健康. --多看四周同事，上司，下属之长处. 即时调整 任务是否紧迫而重要 否 是 精力水准再次下降，直至工作日 束 C.开始即做出改变 1.整理办公地方(如5S) --办公地方没用的东西清理走把现在的工作留在手边. --每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天. --紧急文件，立即采取行动或派人具体处理. --每天要留天时间把你的文件盘翻一下. --文件里的特别关键处要做标记以加快重读的速度.(highight) --每隔三个月，重新检查档案系统(个人) C.开始即做出改变 2.筛选信息 --获取信息…由书面、邮件、对话. --处理信息…分为何类. --传阅资料：*先经自己同意或有补充. *阅后，分析过，再分发别人. *复印和分发下去. 3.与别人共事 --清楚自己的角色. --重新考虑你的态度：忙碌地工作和努力地工作混淆. --分析工作动机：其他的选择行不通时，才考虑召开会议。 C.开始即做出改变 ４.打电话 --选择打电话的时间：按重要性. ５.接电话 --告诉别人什么时候可以给你打电话. ６.阅读和写作 --学会快速阅读：在必须阅读之文件上画出关键的句子. --整体了解材料：先要对这些内容有个总的了解. --对付写作障：a.千万不要把写的材料向后拖。 b.分小段写. --削减文字工作：a.在原件上加上一行快速手写. b.精要简短. D.支配别人的时间 1.良好的沟通 --传讯信息： *口头沟通方式是双向性的，最为有效，但要将重要细节笔录下来，减少日后的不确定性。 --改进方法： *劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。 *关心别人想得到什么。 *电子通讯的便利会诱使人们去发送一些不必要的信息。 *听到和聆听是不同的，要学会聆听。 强调：*时间是民主的，没人比你多，也没人比你少。 *感觉多少，取决于你自己有没有有效地利用自己的时间。 * 共11页 第1页 A.了解时间 共11页 第2页 共11页 第3页 B.制定计划 共11页 第4页 你今天要完成吗？ 否 是 立刻采取行动 A 类 任 务 任务是否紧迫或重要？ 否 是 工作是否日常性的？ 否 是 不必去做 完成这项任务对提高你的工作效率有帮助吗？ 否 是 　是否在最后期限？ 否 　是 留出时间来完成这项 任务 设立一个切实可行的 最后期限 是否有必要完成这项任务？ 否 是 分配一定的时间来 完成这项任务 把这项任务留给 空间时间 C 类 任 务 B 类 任 务 区分任务的优先次序 共11页 第5页 　 下午晚些时候的精力高峰B类工作最佳时间 上午晚些时候出现的精力高峰A类工作最佳时间 午餐后的精低谷C类工作最佳时间 9.5a.m 11a.m 1p.,m 5p.m 3p.m 一个工作日 5 4 3