(第2讲320)单元格输入及一般格式设置.doc

第一章　单元格输入基本操作 一、单元格的定义 表格(又称工作表)是由行和列交叉组成的矩形区域，某一行和某一列的交叉处称为单元格，如第3行和D列的交叉处为[D3]单元格。单元格是表格的基本组成部分，单元格内通常是数据，但也可以是文字甚至是公式。电子表格的编辑就是对每一个单元格的编辑过程，包括向单元格中输入数据、修改复制、粘贴、增添以及调整单元格的大小、格式等过程。所以掌握了对每个单元格的编辑过程，基本就可以进行整个表格的编辑了。 二、向单元格内输入数据 选定单元格后即可向单元格内输入数据或修改数据。 1、向单元格内输入数字 单击某一单元格，在单元格内直接输入数字，在编辑栏中也同时出现输入的数据。将光标移到编辑栏的编辑框处并在其中点击，光标变为可输入数据的指针状，在其中输入数据，同样此值也会出现在单元格中。所以两种方式是等效的，都可以作为数据输入的方式。 注意：所有输入的数字默认为右对齐，如果输入的数据宽度超过了列宽，列宽也自动调整至完全能够显示该数据的宽度，但如果没有提前设置单元格格式，超过11位时会自己用科学计数法显示。 2、向单元格内输入字符 单元格中也可以输入字符串，例如我们在表中需要加的一些备注说明或标题等。输入的方法和数字的输入方法一样。如果需要输入汉字只需打开汉字输入法输入即可。 向单元格内输入字符和数字有两点不同： 1） 字符输入确认后，所有含字符的单元格都默认为左对齐，而数字为右对齐。 2） 输入字符时，如字符串长度超过列宽时，列宽将不做自动调整。 3、清除单元格的数据 清除单元格的数据方法如下： ① 单一单元格，按[Del]即可。 ② 先选择要清除数据的单元格区域，右键单击出现右图菜单，选中清除内容即可，也可以按需要选择删除进行整行或整列（见下图）。 4、剪切、复制、粘贴、删除单元格 ? 要剪切单元格以便可以将它移动到其他位置，请选择单元格，然后在“编辑”菜单上，单击“剪切”，也可点击上图中第一个快捷图标，快捷键crtl+X。 ? 要复制单元格以便可以将它粘贴到其他位置，请选择单元格，然后在“编辑”菜单上，单击“复制”，也可点击上图中第二个快捷图标，快捷键crtl+C。 ? 若要粘贴剪切或复制的单元格，请将插入点置于要粘贴单元格的位置，然后在“编辑”菜单上单击“粘贴”，也可点击上图中第三个快捷图标，快捷键crtl+V。 ? 要删除单元格，见上图所示。 ? 如果误操作，可以用，然后单击第一个“撤消”，可撤消操作，第二个“恢复”可恢复撤消的操作。 第二章　单元格格式设置 单元格格式包括：字体、文字颜色、背景色/背景图案、边框线型和内部线格式、文字对齐与填充格式、文字与数字格式等，下面将依依说明设置方法。 如想设置某一单元格或某一行或某一列或某矩形区域的单元格格式，先选择该单元格或区域，然后选择格式菜单栏中的单元格格式，或按鼠标右键-点击设置单元格格式也可设置单元格的各项格式，或快捷键ctrl+1（1不能用小键盘），请注意采用单元格格式对话框将统一所有选中的单元格格式。 一、数字选项卡： 1、常规格式：单元格默认的类别为常规，输入数字即为数字格式，输入字母及文字即为文本格式。 2、数值格式：可以设置小数位数及是否使用千位分隔符（即每三位之间的“,”），并可以选择负数的显示方式，小数位数可以从0到30位之间选择。 3、货币格式：可以设置小数位数、可选的货币符号及负数显示方式，基本同数值格式。 4、会计专用格式：同货币格式，但无负数显示选择项。 5、日期格式：可以从类型列表中选择使用24种日期显示方式，这些方式基本能满足大部分的需要，区域设置大都使用中文即可。 6、时间格式：可以从类型中选择11种方式，在示例中可以查看当前格式。 7、百分比格式：可以对小数位数进行1-30位之间的设置。 8、分数格式：可以从9种方式中任选一种设置为选择单元格的格式。 9、科学记数格式：当数字的位数超过11位或超过单元格列宽时默认就会用科学计数法显示。 10、文本格式：当设置单元格的格式为文本时，输入的所有内容全部当作文本，即使是数字也不能进行加减乘除的运算等，对长数字的输入（比如身份证号、银行卡号等）比较有用，后面的内容全讲到。 1）输入前先输入一个‘，再输入的数字都以文本显示； 2）输入前先将单元格格式设置为文本。 11、特殊格式：有邮政编码格式、中文大小写数字格式，可以在示例中查看是否为所需格式。 12、自定义格式：在以后的授课中会讲到，自定义格式可以根据自己的需要进行单元格的设置，这方面值得好好学习一下，这是入门讲义，在此不再多讲。 二、对齐选项卡 1、水平对齐： 靠左、居中、靠右比较容易理解，常规是指数字时自动靠右，文本方式的自动靠左对齐，填充是指在单元格中实际的内容填充满本单元格，大家可以自己设置了之后实际操