[档案资料归档管理.docx

档案资料归档管理制度1. 档案资料的管理总则1.1为使其亚电厂的档案管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失及将企业档案据为己有现象的发生，特制订本制度。1.2 档案是有保存价值的历史文件，是由完成了文件处理程序，具有查考价值、集中保存起来的文件转化来的。文件收集的齐全、完整与否，直接影响到归档案卷的质量。收集是前提，各部门平时要注意做好本部门在工作过程中所产生文件材料的积累工作，为今后文件归档打好基础。1.3其亚电厂档案室是其亚电厂2×360MW机组建设工程在前期、基建、生产管理中形成的具有保存价值的各类文件材料的归口管理部门。1.4各专项工程总体验收须由档案室参加，并对其工程中的各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工资料签收合格后进行。2. 组织机构及职责分工2.1为保证基层产生的文件材料收集的齐全、完整，基建档案实行分级管理、形成网络、层层分解、落实到人的管理方法。2.2其亚电厂由主要领导分管档案工作，各部门由部门领导负责本部门文件材料的收集工作，各部门必须有指定的兼职资料员，具体收集本部门内部产生或经办的文件材料。2.3其亚电厂员工对个人所经办的文件材料的齐全、完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责，做到能说清来源，能讲明去处；档案室对各部门产生或经办的文件是否齐全、完整具有监督、指导职能，并对全厂所有文件材料是否收集的齐全、完整负责。3. 档案资料的收集3.1基建施工及生产活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁片等），各项管理工作中形成的文件材料，其亚电厂工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料等，都要按照归档范围的规定，及时向档案室归档。3.2平时积累与主动收集相结合。部门与个人，在文件材料的收集上都应注意平时工作的积累。每一项业务活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。3.3采取“四结合”的方法进行收集。这“四结合”是指：收集工作同计划管理相结合；集中收集和现场收集相结合；定期收集和随时收集相结合；内部收集和外部收集相结合。3.4 在工程建设的每个阶段上，技术资料的形成、积累，鉴定、工程竣工资料的审查以及材料归档后的补充、修改等工作由工程部及质监站配合共同完成，并负责检查其完整性、系统性。档案室负责其格式、文字的规范性，并及时整理、收存。4. 档案的归档4.1归档要求4.1.1根据工程进展情况和归档要求，将原始材料分类整理成册，并编好清单送档案室归档。4.1.2现场设备在安装、调试、运行、维修、改造过程中的技术性、凭证性记录和文本，由各专业收集、整理后送档案室归档。4.1.3工程建设期间，无论通过何种渠道得到的引进技术或引进设备的档案资料，均须交档统一管理。4.1.4归档的文件材料要字迹清楚，统一采用A4纸，图面整洁，文字材料及签署意见要用碳素墨水书写。对修改的图纸或自行绘制的图纸，必须符合国家制图的规范，内容准确，图标清晰，签名齐全。4.1.5归档的文件材料的种类、份数以及文件页数均应齐全完整。4.1.6重要的文件材料的归档两份。一般的文件材料归档一份5. 档案的整理与组卷5.1档案的分类以“电力工业企业档案分类规则及分类表”为依据。5.2文件材料组卷时，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件及多种文字形成的同一文件等一起立卷，不得分开。5.3卷内文件应保持有机联系；同属一类的文件材料应依顺序排列。应做到：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。5.4卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料要重新托裱。5.5卷内文件材料分装订和不装订两种， 凡装订的文件材料编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。6、5.66. 对档案及文件材料的统计6.1建立健全档案及档案工作台帐。主要包括：《档案总目录》、《分类目录》、《档案借阅登记》、《技术资料接收与分发登记》等。6.2档案室对所有文件材料的接收、发放、归档情况定时进行统计。6.3坚持做好平时工作记录，保证统计数据的准确、可靠。6.4对上级有关部门要求上报的定期和不定期的各类档案统计报表要及时、准确的上报。7. 归档时间7.1 竣工资料：承包单位在机组投产后三个月内经验收合格后移交档案室7.2 竣工图: 机组投产后，凡有条件编制分部或分项工程竣工图时，应在每台机组投产后2-4个月内完成相应的竣工图。设计单位在本期工程最后一台机组启动试运结束后，要校核已投产机组先期完成的部分竣工图，并在收到末台机组设计变更资料3个月，结束本期工程全部竣工图的编制工作。各部门归档文件一览表责任部门责 任 项责任内容计 划 部综 合