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软硬件设备采购与管理制度
软硬件设备采购与管理制度
一、目的
为规范公司软硬件设备采购与管理行为，确保采购流程的透明、高效、合规，保障所采购的软硬件设备满足公司业务需求，提高设备的使用效率和管理水平，降低采购成本和风险，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内部各部门的软硬件设备采购、验收、使用、维护、报废等管理活动。
三、引用文件
1.《中华人民共和国政府采购法》
2.《中华人民共和国合同法》
3.相关行业关于软硬件设备采购与质量的标准规范
4.公司内部关于预算管理、财务管理等相关制度文件
四、职责分工
1.采购部门
负责制定软硬件设备采购计划，组织采购活动。
寻找、筛选合格的供应商，建立和维护供应商数据库。
组织采购合同的谈判、签订与执行。
跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。
2.需求部门
提出软硬件设备采购需求，明确设备的功能、性能、规格等要求。
参与采购过程，协助采购部门进行技术评估和供应商选择。
负责所采购设备的验收、使用和日常维护。
3.技术部门
为采购活动提供技术支持，对采购需求进行技术可行性评估。
参与采购设备的验收工作，提供技术验收意见。
协助需求部门解决设备使用过程中的技术问题。
4.财务部门
负责审核采购预算和采购合同的财务条款。
办理采购款项的支付手续，进行采购成本核算和财务监督。
5.审计部门
对采购活动进行审计监督，确保采购流程的合规性。
参与重大采购项目的验收工作，监督采购资金的使用情况。
五、采购管理
1.需求申请
需求部门根据工作需要，填写《软硬件设备采购需求申请表》，详细说明采购设备的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，并提交部门负责人审批。
需求部门负责人对采购需求进行审核，确保需求的合理性和必要性，审核通过后提交采购部门。
2.采购计划制定
采购部门收到经审批的《软硬件设备采购需求申请表》后，结合公司年度预算和实际情况，制定《软硬件设备采购计划》，明确采购项目、采购方式、采购时间、预算金额等内容。
《软硬件设备采购计划》需报公司分管领导审批，审批通过后作为采购活动的依据。
3.采购方式选择
根据采购项目的金额、性质和特点，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。
达到公司规定的公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购；符合邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购条件的项目，需按照相关规定履行审批手续后，方可采用相应的采购方式。
4.供应商选择与管理
采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等进行综合评估，筛选出合格的供应商，建立供应商数据库。
对于重大采购项目，采购部门应组织需求部门、技术部门等相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、技术水平、管理状况等情况。
采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等条款。
5.采购执行
采购部门按照采购合同的约定，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付设备。
如因特殊情况需要变更采购合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充合同或协议，报相关领导审批后执行。
六、验收管理
1.验收准备
设备到货前，采购部门应通知需求部门、技术部门等相关人员做好验收准备工作。
需求部门和技术部门根据采购合同和技术要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收流程等内容。
2.验收实施
设备到货后，采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员按照验收方案进行验收。
验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、质量、性能等方面，同时检查设备的随机附件、技术资料、售后服务承诺等是否齐全。
验收人员应认真填写《软硬件设备验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认。
3.验收结果处理
验收合格的设备，由需求部门办理入库手续，并将设备分配到使用岗位。
验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取更换、维修、补货等措施，直至验收合格。如因设备质量问题给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。
七、使用与维护管理
1.设备领用
使用部门根据工作需要，填写《软硬件设备领用申请表》，经部门负责人审批后，到仓库办理设备领用手续。
仓库管理人员按照审批后的《软硬件设备领用申请表》发放设备，并做好设备领用记录。
2.使用管理
使用部门应指定专人负责设备的日常使用和管理，建立设备使用台账，记录设备的使用情况、维护保养情况等信息。
设备使用人员应严格按照设备的操作规程和使用说明书进行操作，不得擅自更改设备的配置和参数，确保设备的正常运行。
如设备出现故障或异常情况，使用人员应及时报告部门负责人，并通知技术部门进行维修。
3.维护保养
技术部门应制定设