华南理工大学广州汽车学院机械工程学院团委、学生会档案管.doc

华南理工大学广州汽车学院机械工程学院团委、学生会 档案管理条例 日常管理 机械工程学院团委、学生会档案包括文件档案、人事档案、工作档案、活动档案、财务档案、出版物档案、会议记录，是机械工程学院团委学生会长久工作所积累的文字、图像、音频等资料，是机械工程学院团委学生会至关重要的资料，分为纸质版与电子版，纸质版存放在办公室档案柜中，电子版一份由秘书部部长管理，另有一份由信息部作为活动信息处理功用，不可随便进行公示、复印。 机械工程学院团委、学生会档案由学生会秘书部进行统一管理，对档案进行分类、编号，登记在档案管理册中。档案管理册包括档案管理表、档案查阅表和档案借阅表（包括档案借阅登记表和收档登记表）。 人事档案包括机械工程学院团委、学生会成员个人资料、工作鉴定等，由主席团及各部门部长整理，此类资料为团学机密文件，不能查阅借阅，并且要严格做好保存工作。 工作档案为机械工程学院团委、学生会日常工作文件，包括会议记录、各部门工作总结等，并且要及时上交电子版到相关负责人处。 活动档案包括各部门举办活动的策划书及活动总结等，各部门在每次活动后一周内将策划书与总结一并交到办公室，并由秘书部干事登记好档案管理表，将档案存放于每部门所属文件夹中，电子版发到秘书部部长处。 财务档案包括账本、现金收支表、各种票据等，由外联部和秘书部共同管理，记录团委、学生会各项收支情况，并定期统计数据上交到主席团处。 团委学生会个人档案和团委学生会日常考勤登记表需定期更新和统计，并在每个月的15-17日上交到主席团。 档案查/借阅办法 机械工程学院团委、学生会成员可根据各自工作需要申请查阅、借阅活动档案和工作档案。 查阅手续： 需要查阅档案的学生会成员必须在秘书部干事值班期间到办公室查阅，查阅只能在办公室内进行阅读，不得拿出办公室范围，秘书部值班人员要做好监督。 借阅手续： 需要借阅档案的干事要经值班人员电话确认后方可借阅一周；借阅必须经过秘书部部长同意，复制文件必须征得主席团的同意。 外部单位若要查阅档案需经过主席团批准后，在秘书部干事值班期间到机械工程学院团委、学生会办公室，经秘书部值班人员电话确认后方可在办公室范围内查阅所需档案，秘书部值班人员要做好监督。档案借阅完毕后请及时归还，若有逾期不还者秘书部有权进行查询并作相应处理。所有档案均不可以外借。 查阅、借阅文件，应保持文件的完整、清洁，不得文件上乱涂乱写，复印要经过主席团批准。借阅文件应该及时归还，续借要经过秘书部部长批准，若有遗失应作出书面检讨。 备注： 档案编号：档案性质+日期（YYYYMMDD）+部门名称拼音首字母 工作总结（GZZJ），活动总结（HDZJ），策划书（CHS） 实践部—SJ，生活部—SH，外联部—WL，文娱部—WY，秘书部—M，组织部—Z…… 如：秘书部先进班级交流会活动总结：HDZ 附表： 档案文件借阅登记表 借阅人 借阅内容 借阅时间 借阅原因 记录人 收档人 归还时间 备注 姓名 联系方式 所在部门 收档登记表 档案名称 收档时间 交档人 收档人 注：收档登记表按部门登记，秘书部人员会分派各部门进行登记。