企业档案管理工作PT课件.ppt

企业档案管理工作 Monica 2011-02-20 档案及企业档案 电子文件及电子档案 企业档案构成类型 企业档案业务流程及方式 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。 ——《档案工作基本术语》 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》 良好的档案管理的作用 档案管理的意义 档案管理对企业的价值贡献点 企业忽视档案工作可能引发的主要风险 公司档案管理类目体系 档案的移交归档 档案的利用 感谢您的关注!Thank you! （二）档案的移交归档 归档时间（续1） （2） 行政人事类、经营管理类： 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到档案室归档； 实物及声像档案： 贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室,统一编号。 （二）档案的移交归档 归档时间（续2） （2） 其它文件 参加会议文件、国内外考察、学习与培训、谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档。 （二）档案的移交归档 归档范围（续3） （3） 以《归档文件类目、归档范围及保管期限表》为依据，因实际工作内容复杂多变，各部门需移交的文件范围不限于此表，各部门应本着负责任的态度，将所有有必要长期、永久留存的对公司有利用价值的文件材料主动移交到档案室。 工程项目类档案的详细归档范围参见《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328-2001）中的“建设工程文件归档范围和保管期限表”。 （二）档案的移交归档 归档质量要求 （4） 归档的文件材料必须完整、准确、系统。具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应达到100％。 归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。 文字材料幅面尺寸规格宜为A4，图纸宜采用国家标准图幅。 （二）档案的移交归档 归档质量要求（续1） （4） 纸质文件应采用耐久性强的书写材料，和耐久性强的纸张、光盘等载体。 电子文件归档时，要使用耐久的载体，可根据实际情况采用光盘、硬盘等载体，禁止用软盘等易坏载体，归档前要进行病毒的检测，并且要保证电子文件可读。 归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。 （三）档案的利用 档案属于公司机密，未经许可不得外传。外单位人员未经公司分管领导批准不得借阅。 阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经部门领导批准。 利用公司绝密、机密的技术资料、科研成果、发明创造、新工艺等技术档案，未经分管领导批准，任何人严禁利用。 （三）档案的利用 申请者姓名 所属 部门 借阅时间 档名称 用 途 利 用 方 式 部门 负责人 分管 领导 归还时间 档 案 利 用 申 请 单 利用档案，必须履行审批、登记、签收手续。 （三）档案的利用 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。 借阅档案者必须妥善保管档案，不得私自转借或复印，不得拍照、拆卸、损污，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 （三）档案的利用 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告移交部门及档案室及时处理。 绝密文件、珍贵的实物档案等一律不准外借，否则追究相关人责任。 凡重大项目的规划设计、方案设计、施工图设计等技术机密，涉及不宜公开的公司机密等档案，应做秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者须经本单位主管领导批准。 （三）档案的利用 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。 凡未经公布的统计数字，未做结论的内部调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅自扩散。 **公司 企业档案管理的必要性 认知企业档案管理 公司档案管理制度简介 认识企业档案管理 档案企业档案 企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。 ——《企业档案工作规范》 电子文件电子档案 电子文件电子档案 电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支