合作社档案管理制度.docx

合作社档案管理制度

?一、总则

1.目的

为加强合作社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在合作社经营管理、决策支持、历史记录等方面的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本合作社各部门形成的各类档案的管理，包括但不限于行政管理、财务管理、生产经营、技术研发、市场营销等方面的档案。

3.基本原则

-集中统一管理原则：合作社档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

-真实准确原则：档案内容必须真实反映合作社的各项活动和历史面貌，数据准确无误。

-安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

-方便利用原则：便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。

二、档案管理职责

1.综合管理部门职责

-负责制定和完善合作社档案管理制度，并组织实施。

-集中统一管理合作社各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。

-建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。

-负责档案的查阅、借阅登记和管理工作，按照规定提供档案利用服务。

-定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。

-组织开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。

2.各部门职责

-负责本部门形成档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和及时。

-明确专人负责档案管理工作，按照档案管理制度的要求，将整理好的档案及时移交综合管理部门。

-配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-行政管理类：包括合作社的章程、决议、决定、工作计划、总结、报告、通知、会议记录、考勤记录、人员档案等。

-财务管理类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务合同等。

-生产经营类：包括生产计划、生产记录、产品质量检验报告、原材料采购合同、销售合同、客户资料等。

-技术研发类：包括科研项目申报书、研究报告、技术方案、专利证书、技术标准等。

-市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户投诉处理记录等。

-其他类：包括与合作社经营管理活动相关的其他有保存价值的文件、资料、图表、照片、音像等。

2.收集要求

-各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门的各类文件材料，确保档案的齐全完整。

-对于重要文件和资料，应实行双套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。

-收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

-整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4.整理方法

-行政管理类档案：按照文件的类别和时间顺序进行分类整理，编目编号，装订成册。

-财务管理类档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理，编目编号，装订成册。

-生产经营类档案：按照生产环节、产品类别等进行分类整理，编目编号，建立档案盒或文件夹存放。

-技术研发类档案：按照科研项目、技术成果等进行分类整理，编目编号，建立专门的档案柜存放。

-市场营销类档案：按照市场调研、营销策划、广告宣传等类别进行分类整理，编目编号，建立档案袋或文件夹存放。

-其他类档案：根据档案的性质和内容，按照相应的分类方法进行整理，编目编号，妥善保管。

四、档案的归档与保管

1.归档时间

-各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，移交综合管理部门归档。

-对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的一个月内归档。

2.归档程序

-各部门档案收集责任人将整理好的档案移交综合管理部门档案管理人员。

-档案管理人员对移交的档案进行核对、清点，确认无误后办理交接手续。

-档案管理人员按照档案整理要求，对归档档案进行进一步整理、编目、编号，装入档案盒或文件夹