企业人事档案管理工作中的问题及对策研究.doc

企业人事档案管理工作中的问题及对策研究-人力资源 企业人事档案管理工作中的问题及对策研究 马燕 中国交通通信信息中心 摘要：作为直接关系到个人命运前途的重要资料，人事档案长期以来都备受人们的重视。但是由于现代市场经济的不断发展，人员流动随之不断增加，导致很多企业对人事档案的重视程度和管理方式日趋下降，存在着不同程度的问题。本文阐述了人事档案对企业人力资源管理的作用，系统地分析了当前我国企业人事档案管理工作中存在的问题，并提出了相应的对策。 关键词 ：人事档案 问题 对策 作为人事管理工作的重要组成部分，人事档案管理工作是人才的发现、使用和管理的重要依据。而在实际的工作生活中，一些人会认为人事档案没有实质性的作用。这表面上不会对档案管理工作带来直接的影响，但随着市场经济体制改革的不断深入，企业人员的调动、辞职、晋升等流动现象极为频繁，就使得原有的人事档案管理相应的会出现一些问题。而只有解决好了这些问题，才能让企业人事档案在申报职称、办理保险、调整工资等多个方面中的积极作用得到充分的发挥，才能为企业的发展提供出更好的服务与保障。 一、人事档案管理工作对企业人力资源管理的作用 1.有利于发现人才和挖掘人才潜能。在企业管理当中，最为积极的因素显然是“人”，一切的事业与工作都是由人来掌控的。因此，从事企业管理的人就必须树立起以人为本的理念，充分调动人的积极因素，并运用到企业的管理工作中，进一步的发现、挖掘人的才能，让每一位员工都能够各尽其才。同时，人事档案能够对每一位员工的品性记录、岗位表现、工作业绩、专业能力等多个方面进行判定。因此，人事档案俨然是正确挑选人才、培养使用人才的重要依据之一。 2.有利于企业人力资源的合理配置。“将合适的人应用在合适的岗位之上”，即是合理配置、有效流动。在日常工作中，通过人事档案信息的参考，能够根据每一个员工独特的性格、专业、兴趣等来对工作任务进行合理的分配。同时，在职级晋升环节中，每一位人员的履职情况是重要的参考依据之一。通过人力资源的合理配置，显然将有利于企业的发展。因此，充分地利用人事档案是势在必行的。 3.有利于人力资源需求的科学化和规范化。作为人力资源的资料库、数据库，人事档案能够让企业根据每一项工作的实际情况以及企业自身的发展潜能来判定出企业自身所需的人力资源。缺乏人事档案支持，人力资源的规划必然盲目、片面。对于企业管理者而言，企业内部人力资源的状况是否能够满足于当前企业实际工作的需要，是否能够适应于产业的调整、管理的变革、战略转型等多方面的要求，这些问题上如果没有人事档案信息的参考，将很难做出正确的判断。因此，只有通过人事档案信息的运用才能够让管理者对人力资源的倾向更加的明确，让人力资源的管理更具合理性。 二、我国企业人事档案管理中存在的问题 1.人事档案管理制度不完善。很多企业的人事档案管理工作都严重地缺乏先进性、科学性。在管理的制度上，人事档案的鉴别、收集、整理、归档、更新、查阅等环节相对滞后，该归档的没有进行归档，流动档案也没有进行及时地清理，该整理装订的也没有及时地进行整理装订，这就直接导致了档案出现“混淆”的问题，一旦需要对某一类档案进行利用时却查不到，无法真实地对一个人的历史全貌进行完整的反映。另外，在管理中还存在着严重漏洞，没有做到严格意义上的借阅登记保密工作，存在着利用职务之便恶意篡改个人档案信息等恶劣现象，造成任用、晋升等关键时候出现信息不对称，无法辨别真伪现象出现。 2.企业人事档案中的延伸信息不全面。目前我国大多数企业的人事档案管理中，依旧沿用了传统计划经济时代的模式与工作的流程，这明显忽视了如今市场经济体制下存在的人员流动频繁的特征。在人事档案的内容上，只有姓名、年龄、性别、民族、入党（团）时间、文化程度、参加工作的时间、工作经理等传统的、简单的材料，而对于个人的技术水平、专业特长、个人业绩、就业经历等动态材料的收集与归档并不完整，特别是能够反映专业技术人员能力、业绩、职称评聘等方面的材料极为缺乏。这样的档案材料明显不能够客观真实地反映一个人的全貌。 3.专职人事档案管理人员配备不到位。在企业的档案管理工作中，尤其是在一些事业单位当中，人事档案管理工作的处境都如同鸡肋，人事档案管理人员通常都会同时兼任其他的工作。一般情况下，在事业单位中，档案的管理主要都设置为科技档案管理、文书档案管理、财务档案管理、人事档案管理这四个方面。而为了节约人力，很多事业单位在档案管理的工作中都主要将人力分配在了文书档案的管理上，人事档案的管理虽然配备了相应的人员，但基本上都身兼多职。这些人员不但要做好档案资料的审核、收集、整理、分类、编目、归档