杨雄,高效会议管理培训.ppt

高效会议管理 主讲人:杨雄 杨雄 高级企业培训师 实战企业管理咨询师 国家注册高级人力资源管理师 广东省2010年十大优秀职业经理人 华南理工大学MBA高级职业经理人毕业 广东中山市阿米巴企业管理有限公司总经理； 核心课程：《 制造行业员工的职业素养提升》》 核心优势：3年大型企业CEO操盘净增资产1亿 课 程 内 容 第一单元 认识会议 第二单元 会议前，做好充分的准备 第三单元：会议中相关事宜 第四单元：会议后的跟踪落实 第一单元 认识会议 一、 认识会议的成本。 二、 明确会议的目标和诉求。 三、 十八大会议后留给我们的思考。 四、会议的组织、规范与统筹界定，会议前、会议中、会议后。 一、 认识会议的成本 大多数的企业在会议里决定其基本走向 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定 ● 时间成本 ● 人工成本 ● 浪费成本 ● 间接负能量成本 ● 固定成本 例：某高德地产公司之会议开销 二、 明确会议的目标和诉求。 提价信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 1、资讯传达与监督员工 2、达成决议与解决问题 3、开发创意 4、激励士气 5、巩固主管地位 三、 十八大会议后留给我们的思考。 1、取缔不正当会议 2、一切会议从简 3、会议的准备工作要严 不正当会议理由种种 为攀比而开会——有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开 为表功而开会——有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开 四、会议的组织、规范与统筹界定，会议前、会议中、会议后。 1、会议形式 ???? 咨商式会议 ???? 决议提报式会议 责任完全交付式会议 2 会议规模 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。 导致会议没有实效的原因 欠缺目标或目标不明确 欠缺会议议程 会议时间不当或通知的时间不当 通知的内容欠周详 会议地点不当或会议设备欠佳 与会者无准备而来 会议不能准时召开 与会者从事交谊活动或有外界干扰 与会者发言离题或者分心 与会者交头接耳或发生争论 少数人垄断会议 与会者拒绝参与 主持人离题 欠缺会议记录 未对决议事项进行跟进 不能对会议成败得失进行检讨 不能及时解散已实现任务的临时委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 第二单元 会议前，做好充分的准备 1、做好会议前的调研工作，确定会议的目的、主题、议程。 2、确定会议召开的规模与时间。 3、确定会务组、主持人。 4、筛选与会者的名单，事先通知与会人员。 5、选择会议召开的地点、会议现场的座位及其他布置。 6、落实参与会议人员的其他工作准备，包括：与会人员的会议记录本、笔、发言的要提前准备发言内容等。 7、永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。 1、做好会议前的调研工作，确定会议的目的、主题、议程。 2、确定会务组、主持人。 主持人角色 会议主题的组织者或倡导者 信息的提供者 政策的宣贯者和解说者 培训会议中的传道、授业、解惑者 问题的陈述者和汇报者 会议进程的控制者 现场气氛的营造者 主持人素质 思考清晰明锐 善于言词表达 具有良好的分析能力 能抱有对事不对人的态度 公正和有耐性 能灵活地应付“挑剔”人物 沉着并能自我约束 具有幽默感 主持人职责 营造和谐气氛 照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者厘清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 4、筛选与会者的名单，事先通知与会人员。 ◆ 通知解决问题关键人员 ◆ 通知关键部门领导 ◆ 借助领导力量开展，可提前通知坚实后盾 ◆ 书面（签名）、电话、短信 与会者责任 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰，陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易懂 口吻要自信 在要点处可稍加大音量 一对一会议 大型会议 准备会议用品 组织会议场所 选择视听设备 提供书写工具 大型会议的其他准备 场地布置的注意事项 应先决定准不准在会场吸烟 是否需要提供茶点 照明、通风和空调等的检查 座位安排 会议用品的准备 与会者的准备工作